Khai báo hải quan là bước quan trọng trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng chứng từ, xác định chính xác thông tin hàng hóa và thực hiện khai báo theo đúng quy trình để hạn chế sai sót, phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến thời gian thông quan. Vậy quy trình khai báo hải quan gồm những bước nào?
1. Khai Báo Hải Quan Là Gì?
Khai báo hải quan là việc người khai hải quan cung cấp các thông tin cần thiết về hàng hóa, người xuất khẩu, người nhập khẩu, trị giá, mã HS, thuế và các nội dung liên quan cho cơ quan hải quan theo quy định.
Đối với hàng hóa nhập khẩu, khai báo hải quan là cơ sở để cơ quan hải quan tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế khi cần thiết và quyết định thông quan hàng hóa.
Một tờ khai có thông tin không chính xác có thể dẫn đến yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc giải trình, thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.
2. Quy Trình Khai Báo Hải Quan Gồm Những Bước Nào?
Quy trình thực tế có thể thay đổi tùy loại hình nhập khẩu, loại hàng hóa, phương thức vận chuyển và tình trạng hồ sơ. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể hình dung theo các bước cơ bản dưới đây.
Bước 1: Chuẩn Bị Bộ Chứng Từ Hải Quan
Trước khi khai tờ khai, doanh nghiệp cần thu thập và kiểm tra các chứng từ liên quan đến lô hàng.
Thông thường có thể bao gồm:
- Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại.
- Packing List – Phiếu đóng gói.
- Bill of Lading/Air Waybill – Vận đơn.
- Sales Contract – Hợp đồng mua bán, nếu có.
- Giấy phép nhập khẩu hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành, nếu hàng hóa thuộc diện quản lý.
- C/O và các chứng từ liên quan, nếu doanh nghiệp sử dụng để xem xét hưởng ưu đãi thuế theo điều kiện áp dụng.
Điểm quan trọng là thông tin giữa các chứng từ phải được kiểm tra và đối chiếu trước khi khai báo.
Bước 2: Kiểm Tra Thông Tin Hàng Hóa
Đây là bước có ảnh hưởng lớn đến độ chính xác của tờ khai.
Doanh nghiệp cần xác định các thông tin như tên hàng, đặc điểm hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, xuất xứ, trị giá và mã HS.
Đặc biệt, việc xác định sai HS Code có thể dẫn đến khai sai thuế suất hoặc chính sách quản lý hàng hóa.
Bước 3: Khai Tờ Khai Hải Quan
Sau khi hoàn thiện thông tin và chứng từ, người khai tiến hành khai các chỉ tiêu cần thiết trên hệ thống khai báo hải quan điện tử.
Các nhóm thông tin quan trọng gồm:
Thông tin doanh nghiệp → loại hình nhập khẩu → thông tin người xuất khẩu → thông tin hàng hóa → mã HS → số lượng → trị giá → thuế → thông tin vận chuyển và các chỉ tiêu liên quan.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi truyền tờ khai vì sai thông tin ở bước khai báo có thể kéo theo nhiều vấn đề ở các bước xử lý tiếp theo.
Bước 4: Hệ Thống Tiếp Nhận Và Phân Luồng Tờ Khai
Sau khi tờ khai được truyền, hệ thống hải quan tiếp nhận và thực hiện phân luồng theo cơ chế quản lý rủi ro.
Thông thường, doanh nghiệp sẽ gặp các trường hợp:
Luồng xanh: Tờ khai được thông quan theo điều kiện áp dụng mà không phải kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa theo quy trình tương ứng.
Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, chứng từ liên quan trước khi quyết định thông quan.
Luồng đỏ: Ngoài kiểm tra hồ sơ, hàng hóa có thể được kiểm tra thực tế theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
Lưu ý: Phân luồng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể chủ quan ở các bước chuẩn bị hồ sơ. Hồ sơ và thông tin khai báo vẫn phải chính xác, đầy đủ.
Bước 5: Xử Lý Hồ Sơ Và Kiểm Tra Thực Tế Nếu Có
Nếu tờ khai thuộc diện kiểm tra hồ sơ, doanh nghiệp cần cung cấp và giải trình các chứng từ theo yêu cầu.
Nếu thuộc diện kiểm tra thực tế hàng hóa, doanh nghiệp phối hợp thực hiện việc kiểm tra theo hướng dẫn của cơ quan hải quan.
Ở bước này, sự thống nhất giữa tờ khai, chứng từ và hàng hóa thực tế có vai trò đặc biệt quan trọng.
Bước 6: Nộp Thuế Và Các Khoản Phải Nộp
Sau khi xác định nghĩa vụ tài chính, doanh nghiệp thực hiện nộp các khoản thuế, phí hoặc nghĩa vụ tài chính liên quan theo quy định áp dụng cho lô hàng.
Các khoản thuế có thể bao gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các loại thuế khác nếu hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế.
Việc xác định đúng mã HS, trị giá và chính sách thuế ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí nhập khẩu.
Bước 7: Hoàn Tất Thông Quan Và Nhận Hàng
Khi các yêu cầu về hồ sơ, kiểm tra và nghĩa vụ tài chính đã được hoàn tất theo quy định, lô hàng được xử lý thông quan.
Sau đó, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận hàng, lấy hàng khỏi cảng/kho và vận chuyển về địa điểm yêu cầu.
Có thể tham khảo: Doanh Nghiệp Nên Nhập Hàng Theo Tháng Hay Gom Đơn?
3. Những Thông Tin Cần Kiểm Tra Trước Khi Khai Hải Quan
Để hạn chế phải sửa tờ khai hoặc giải trình, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ:
- Tên hàng và mô tả hàng hóa.
- Mã HS và chính sách quản lý chuyên ngành.
- Số lượng, đơn vị tính.
- Đơn giá và trị giá khai báo.
- Xuất xứ hàng hóa.
- Điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.
- Thông tin Invoice, Packing List, vận đơn và các chứng từ liên quan.
Không nên khai báo chỉ dựa trên tên thương mại của sản phẩm. Với những mặt hàng có tính chất kỹ thuật hoặc khó phân loại, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ thông tin về cấu tạo, thành phần, công dụng và đặc tính hàng hóa để có cơ sở xác định phù hợp.
4. Những Lỗi Thường Gặp Khi Khai Báo Hải Quan
Một số lỗi thường xuất hiện trong quá trình khai báo hải quan gồm:
- Sai hoặc thiếu thông tin trên tờ khai.
- Xác định chưa chính xác mã HS.
- Khai sai số lượng, đơn vị tính hoặc trị giá.
- Thông tin trên tờ khai không thống nhất với chứng từ.
- Thiếu giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành khi hàng hóa thuộc diện yêu cầu.
- Không kiểm tra kỹ chính sách thuế trước khi nhập khẩu.
Sai sót càng được phát hiện muộn, doanh nghiệp càng có nguy cơ mất thêm thời gian và phát sinh chi phí xử lý.
Có thể tham khảo: Quy Trình Xử Lý Hàng Bị Delay Trong Logistics Hiệu Quả
5. Làm Thế Nào Để Rút Ngắn Thời Gian Khai Báo Hải Quan?
Thời gian thông quan không chỉ phụ thuộc vào cơ quan hải quan mà còn phụ thuộc đáng kể vào mức độ chuẩn bị của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên chuẩn hóa chứng từ ngay từ khi đặt hàng, kiểm tra thông tin hàng hóa trước khi hàng về, xác định HS Code và chính sách nhập khẩu sớm, đồng thời phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics trong quá trình xử lý hồ sơ.
Một bộ chứng từ đầy đủ và thông tin khai báo chính xác ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế đáng kể việc sửa đổi, bổ sung và giải trình.
6. MDCT Logistics Hỗ Trợ Khai Báo Hải Quan Cho Doanh Nghiệp
Thay vì tự xử lý từng bước và phải tìm hiểu lại quy trình cho mỗi lô hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ khai báo hải quan để giảm áp lực về chứng từ và xử lý hồ sơ.
MDCT Logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan, vận chuyển hàng hóa và xử lý các vấn đề phát sinh, giúp quá trình nhập khẩu được kiểm soát từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hàng về kho.
7. Kết Luận
Quy trình khai báo hải quan không chỉ đơn giản là truyền một tờ khai lên hệ thống mà là chuỗi công việc từ chuẩn bị chứng từ, kiểm tra hàng hóa, khai báo, phân luồng, xử lý hồ sơ, thực hiện nghĩa vụ tài chính đến hoàn tất thông quan và nhận hàng.
Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, chủ động chi phí và giảm nguy cơ kéo dài thời gian thông quan.
8. Câu Hỏi Thường Gặp
Khai báo hải quan gồm những bước nào?
Cơ bản gồm chuẩn bị chứng từ, kiểm tra thông tin hàng hóa, khai tờ khai, phân luồng, xử lý hồ sơ/kiểm hóa nếu có, thực hiện nghĩa vụ tài chính và hoàn tất thông quan.
Khai sai tờ khai hải quan có sửa được không?
Tùy nội dung sai sót và tình trạng xử lý tờ khai, doanh nghiệp có thể thực hiện khai bổ sung hoặc xử lý theo quy định áp dụng.
Luồng vàng và luồng đỏ khác nhau thế nào?
Luồng vàng tập trung kiểm tra hồ sơ; luồng đỏ có thể bao gồm cả kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Có thể thuê đơn vị logistics khai báo hải quan không?
Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ khai báo hải quan của đơn vị logistics hoặc đại lý làm thủ tục hải quan phù hợp.
Cảm ơn Quý khách hàng và Quý độc giả đã dành thời gian theo dõi bài viết. Hy vọng những thông tin trên giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình khai báo hải quan hàng hóa và có thêm cơ sở để chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu chính xác, hiệu quả.
Nếu Quý doanh nghiệp đang cần hỗ trợ khai báo hải quan, kiểm tra chứng từ hoặc thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa, hãy liên hệ MDCT Logistics để được tư vấn và hỗ trợ giải pháp phù hợp.
MDCT Logistics
☎️ Hotline: 0865 763 169
💬 Fanpage: https://www.facebook.com/MDCT.vn/
🌐 Website: https://mdctlogistics.com.vn/
📍 Địa chỉ: Tòa AC Building, số 3 ngõ 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
