Bán hàng online ngày càng cạnh tranh khi giá nhập, quảng cáo, vận hành và vận chuyển đều tác động trực tiếp đến lợi nhuận. Vì vậy, có nguồn hàng tốt chưa đủ, cách đưa hàng về kho cũng ảnh hưởng lớn đến giá vốn. Với các shop thường xuyên nhập hàng từ Trung Quốc, nếu không tính trước toàn bộ chi phí logistics, lợi nhuận dự kiến có thể bị thu hẹp khi hàng về đến Việt Nam. Vậy làm thế nào để tối ưu chi phí vận chuyển khi nhập hàng về bán online mà vẫn đảm bảo thời gian giao hàng và hạn chế phát sinh?
1. Tối ưu chi phí vận chuyển khi nhập hàng là gì?
Tối ưu chi phí vận chuyển không đơn giản là tìm đơn vị có mức cước thấp nhất. Đây là quá trình lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp với loại hàng, số lượng, giá trị hàng hóa, thời gian cần nhận và ngân sách của shop.
Một phương án có giá cước thấp nhưng thời gian vận chuyển dài hoặc thường xuyên phát sinh chi phí chưa chắc đã giúp shop tiết kiệm.
Ngược lại, khi lựa chọn đúng phương thức vận chuyển và kiểm soát được các khoản chi phí từ đầu, shop có thể giảm giá vốn trên mỗi sản phẩm, chủ động hơn khi tính giá bán và bảo vệ biên lợi nhuận.
2. Vì sao chi phí vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của shop?
Khi nhập hàng để bán online, giá vốn thực tế không chỉ là giá nhà cung cấp báo.
Hàng hóa còn phải trải qua nhiều công đoạn trước khi đến kho tại Việt Nam. Tùy từng lô hàng, chi phí có thể bao gồm vận chuyển nội địa tại Trung Quốc, vận chuyển quốc tế, thủ tục nhập khẩu, thuế và các khoản chi phí liên quan khác.
Do đó, nếu chỉ nhìn vào giá nhập sản phẩm, shop rất dễ đánh giá sai mức lợi nhuận.
Ví dụ, một sản phẩm có giá nhập thấp nhưng cồng kềnh, trọng lượng lớn hoặc cần vận chuyển bằng phương thức có chi phí cao thì giá vốn sau khi hàng về kho có thể không còn hấp dẫn.
Đó là lý do chi phí vận chuyển cần được tính ngay từ thời điểm lựa chọn nguồn hàng, thay vì đợi đến khi hàng đã được đặt mới bắt đầu tính.
Có thể tham khảo: Ưu Nhược Điểm Giữa Phương Thức Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển Và Đường Bộ
3. Cách tối ưu chi phí vận chuyển khi nhập hàng về bán online
3.1. Tính tổng chi phí hàng về đến kho thay vì chỉ nhìn giá cước
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước nhiều shop dễ bỏ qua.
Thay vì chỉ hỏi “phí vận chuyển bao nhiêu?”, hãy tính tổng chi phí để đưa hàng từ nhà cung cấp về đến địa điểm nhận hàng.
Có thể hình dung đơn giản:
Giá hàng + chi phí vận chuyển nội địa + vận chuyển quốc tế + thủ tục nhập khẩu + thuế và các chi phí liên quan = giá vốn thực tế.
Không phải lô hàng nào cũng phát sinh tất cả các khoản trên. Tuy nhiên, việc xác định rõ từng khoản ngay từ đầu giúp shop tránh tình trạng giá nhập thấp nhưng giá vốn thực tế lại cao.
3.2. Chọn phương thức vận chuyển theo đặc điểm hàng hóa
Không nên áp dụng một phương thức vận chuyển cho tất cả sản phẩm.
Hàng nhỏ, nhẹ và cần nhận nhanh có thể có yêu cầu khác với hàng số lượng lớn, hàng nặng hoặc hàng cồng kềnh.
Khi lựa chọn phương thức vận chuyển, shop nên cân nhắc:
- Trọng lượng và kích thước hàng hóa.
- Số lượng cần nhập.
- Giá trị của lô hàng.
- Thời gian cần nhận hàng.
- Mức độ ổn định của tuyến vận chuyển.
- Các yêu cầu về chứng từ và thủ tục nhập khẩu.
Mục tiêu không phải là chọn phương án rẻ nhất trên bảng giá, mà là tìm phương án có chi phí phù hợp nhất với đặc điểm của lô hàng.
3.3. Gom hàng hợp lý để giảm chi phí bình quân
Nếu thường xuyên nhập nhiều mặt hàng từ các nhà cung cấp khác nhau, việc gom hàng có thể giúp shop tối ưu chi phí vận chuyển trong một số trường hợp.
Thay vì vận chuyển từng đơn nhỏ riêng lẻ, hàng có thể được tập kết và sắp xếp thành một lô phù hợp trước khi vận chuyển về Việt Nam.
Tuy nhiên, gom hàng cũng cần được tính toán về thời gian. Nếu chờ đủ hàng quá lâu, shop có thể gặp tình trạng thiếu hàng hoặc chậm đưa sản phẩm ra thị trường.
Vì vậy, chi phí và thời gian cần được cân đối cùng nhau.
3.4. Kiểm tra kỹ bảng báo giá trước khi chốt
Một mức cước thấp chưa thể hiện toàn bộ chi phí của một lô hàng.
Trước khi lựa chọn đơn vị vận chuyển, shop nên hỏi rõ báo giá đã bao gồm những khoản nào và còn khoản nào có thể phát sinh.
Đặc biệt cần chú ý đến các khoản như vận chuyển nội địa, phí xử lý hàng, thủ tục, giao hàng về kho và những phụ phí liên quan nếu có.
Việc này giúp hạn chế tình trạng ban đầu báo một mức giá nhưng khi hàng về lại phát sinh thêm nhiều khoản ngoài dự tính.
3.5. Lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp
Nguồn hàng ở các khu vực khác nhau tại Trung Quốc có thể dẫn đến cách tổ chức vận chuyển khác nhau.
Nếu nhà cung cấp nằm ở Quảng Châu, Thâm Quyến, Chiết Giang, Thượng Hải hoặc các khu vực khác, shop nên xem xét phương án lấy hàng và tập kết sao cho hạn chế những chặng vận chuyển nội địa không cần thiết.
Một phương án vận chuyển tốt cần được tính từ điểm lấy hàng, không chỉ từ thời điểm hàng rời Trung Quốc.
Đây là một trong những yếu tố có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể đối với những shop nhập hàng thường xuyên.
3.6. Đừng chỉ chọn phương án rẻ nhất
Đây là nguyên tắc quan trọng khi tối ưu chi phí Logistics.
Nếu một phương án rẻ hơn nhưng thời gian vận chuyển không ổn định, shop có thể phải tăng lượng tồn kho để tránh thiếu hàng. Khi đó, phần chi phí tiết kiệm được từ vận chuyển có thể không còn nhiều ý nghĩa.
Với các sản phẩm có vòng đời ngắn hoặc phụ thuộc vào xu hướng, thời gian hàng về còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng bán hàng.
Vì vậy, khi so sánh các phương án, hãy đặt lên bàn cân:
Chi phí – thời gian – độ ổn định – mức độ phù hợp với hàng hóa.
4. Những khoản chi phí shop dễ bỏ sót khi nhập hàng
Trong quá trình nhập hàng, nhiều shop thường tập trung vào tiền hàng và cước vận chuyển nhưng bỏ qua những chi phí liên quan khác.
Tùy theo từng lô hàng, cần kiểm tra trước các nhóm chi phí như:
- Phí vận chuyển nội địa tại Trung Quốc.
- Phí gom, đóng gói hoặc xử lý hàng nếu có.
- Cước vận chuyển quốc tế.
- Chi phí chứng từ và thủ tục nhập khẩu.
- Thuế nhập khẩu, thuế GTGT theo mặt hàng và trường hợp áp dụng.
- Chi phí kiểm tra chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý.
- Chi phí vận chuyển từ nơi nhận hàng về kho của shop.
- Các khoản phụ phí có thể phát sinh.
Không nên mặc định rằng tất cả các khoản này đều xuất hiện trong mọi đơn hàng. Điều quan trọng là phải xác định rõ khoản nào đã nằm trong báo giá và khoản nào chưa được tính.
Có thể tham khảo: Chi Phí Logistics Ẩn Mà Doanh Nghiệp Thường Bỏ Qua Và Cách Tối Ưu Hiệu Quả
5. Nhập hàng số lượng lớn có giúp tiết kiệm chi phí không?
Nhập số lượng lớn có thể giúp giảm chi phí vận chuyển bình quân trên mỗi sản phẩm trong một số trường hợp. Tuy nhiên, đây không phải lúc nào cũng là phương án tối ưu.
Nếu sản phẩm bán chậm, việc nhập số lượng lớn có thể khiến vốn bị tồn trong hàng hóa. Với các mặt hàng theo xu hướng, mẫu mã hoặc nhu cầu thay đổi nhanh, rủi ro này càng cần được cân nhắc.
Do đó, shop nên dựa vào tốc độ bán hàng và nhu cầu thực tế để xác định lượng nhập phù hợp, thay vì chỉ tăng số lượng để giảm cước vận chuyển.
6. Làm sao biết phương án vận chuyển nào thực sự tiết kiệm?
Một cách đơn giản là yêu cầu báo giá từ các phương án khác nhau và đưa về cùng một cách tính.
Thay vì so sánh:
Đơn vị A: 10.000 đồng/kg
Đơn vị B: 12.000 đồng/kg
hãy so sánh tổng chi phí dự kiến để một sản phẩm về đến kho. Khi đó, shop sẽ nhìn được sự khác biệt thực tế giữa các phương án.
Ví dụ, một đơn vị có cước cao hơn nhưng đã bao gồm nhiều công đoạn và ít phát sinh có thể tạo ra giá vốn cuối cùng tương đương hoặc thấp hơn phương án có cước ban đầu rẻ hơn nhưng tính thêm nhiều khoản.
Đây mới là cách đánh giá chi phí vận chuyển có ý nghĩa đối với hoạt động kinh doanh.
7. Khi nào shop nên xem lại phương án vận chuyển?
Nếu shop đang gặp một trong những tình trạng sau, đã đến lúc kiểm tra lại cách vận chuyển:
- Giá vốn thực tế thường cao hơn dự toán.
- Cước vận chuyển thay đổi khiến khó tính giá bán.
- Hàng về không ổn định hoặc thường xuyên chậm.
- Phát sinh nhiều khoản phí ngoài báo giá ban đầu.
- Không biết chính xác tổng chi phí để đưa hàng về kho.
- Đang nhập số lượng lớn nhưng chi phí logistics vẫn cao.
- Lợi nhuận trên mỗi sản phẩm ngày càng thấp dù giá nhập không thay đổi nhiều.
Những vấn đề này không nhất thiết xuất phát hoàn toàn từ đơn vị vận chuyển. Có thể nguyên nhân nằm ở phương thức vận chuyển, cách gom hàng, tuyến lấy hàng hoặc cách shop tính giá vốn.
Có thể tham khảo: Các Phương Án Nhập Hàng Phổ Biến: So Sánh Chi Phí & Hiệu Quả
8. Chủ shop nên chuẩn bị gì trước khi nhập hàng?
Trước khi đặt một lô hàng mới, nên có sẵn các thông tin cơ bản về hàng hóa và kế hoạch nhập hàng.
Ít nhất cần xác định rõ loại hàng, số lượng, trọng lượng hoặc kích thước, địa điểm lấy hàng, thời gian mong muốn nhận và địa chỉ giao hàng tại Việt Nam.
Từ những thông tin này, đơn vị Logistics mới có thể tư vấn phương án vận chuyển sát với thực tế hơn.
Quan trọng nhất, shop nên yêu cầu báo giá theo tổng chi phí dự kiến, đồng thời hỏi rõ những khoản đã bao gồm và những khoản có thể phát sinh.
9. Tối ưu vận chuyển không chỉ để giảm cước
Mục tiêu cuối cùng của việc tối ưu Logistics không đơn thuần là giảm vài nghìn đồng tiền vận chuyển trên mỗi sản phẩm.
Điều quan trọng hơn là giúp shop kiểm soát giá vốn, chủ động thời gian nhập hàng và hạn chế những khoản chi phí khó dự đoán.
Khi giá vốn được kiểm soát tốt, shop sẽ có nhiều dư địa hơn để xây dựng giá bán, triển khai chương trình khuyến mãi và cạnh tranh trên các kênh online.
Đặc biệt với những shop nhập hàng thường xuyên, chỉ cần tối ưu được một phần chi phí trên mỗi đơn hàng nhưng duy trì trong nhiều lô nhập, mức tiết kiệm tích lũy có thể trở nên đáng kể.
10. Kết luận
Để tối ưu chi phí vận chuyển khi nhập hàng về bán online, shop không nên chỉ tìm một mức cước thấp mà cần nhìn toàn bộ hành trình của hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho tại Việt Nam.
Tính đúng tổng giá vốn, chọn phương thức vận chuyển phù hợp, kiểm soát các khoản phát sinh và cân đối giữa chi phí với thời gian sẽ giúp shop chủ động hơn trong hoạt động nhập hàng và kinh doanh.
Nếu bạn đang chuẩn bị nhập hàng nhưng chưa biết nên lựa chọn phương án vận chuyển nào, hãy kiểm tra kỹ loại hàng, số lượng, tuyến vận chuyển và tổng chi phí dự kiến trước khi chốt đơn.
11. Câu hỏi thường gặp
Cách nào giúp giảm chi phí vận chuyển khi nhập hàng?
Nên bắt đầu bằng việc tính tổng chi phí hàng về đến kho, sau đó lựa chọn phương thức vận chuyển, tuyến vận chuyển và cách gom hàng phù hợp với đặc điểm của từng lô hàng.
Có nên chọn đơn vị vận chuyển có giá cước thấp nhất?
Không nên chỉ dựa vào giá cước. Cần so sánh tổng chi phí, thời gian vận chuyển, các khoản đã bao gồm và những chi phí có thể phát sinh.
Nhập hàng số lượng lớn có giúp giảm giá vận chuyển không?
Có thể, tùy phương thức vận chuyển và đặc điểm hàng hóa. Tuy nhiên, shop cũng cần cân nhắc vốn tồn kho và tốc độ tiêu thụ sản phẩm.
Vì sao giá hàng rẻ nhưng giá vốn về kho vẫn cao?
Có thể do chi phí vận chuyển, gom hàng, thủ tục, thuế hoặc các khoản liên quan chưa được tính đầy đủ ngay từ đầu.
Shop online nên kiểm tra gì trước khi nhập hàng?
Nên kiểm tra loại hàng, số lượng, địa điểm lấy hàng, phương thức vận chuyển, thời gian dự kiến, tổng chi phí và các khoản có thể phát sinh.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tối ưu chi phí vận chuyển khi nhập hàng về bán online và có thêm cơ sở để kiểm soát giá vốn hiệu quả.
Nếu bạn đang chuẩn bị nhập hàng từ Trung Quốc nhưng chưa biết nên chọn phương thức vận chuyển nào, dự toán chi phí ra sao hoặc cần hỗ trợ thủ tục nhập khẩu, hãy liên hệ MDCT Logistics để được tư vấn phương án phù hợp với từng loại hàng và nhu cầu thực tế.
MDCT Logistics
☎️ Hotline: 0865 763 169
💬 Fanpage: https://www.facebook.com/MDCT.vn/
🌐 Website: https://mdctlogistics.com.vn/
📍 Địa chỉ: Tòa AC Building, số 3 ngõ 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
