Cách Lựa Chọn Forwarder Phù Hợp Với Doanh Nghiệp Sản Xuất

Với doanh nghiệp sản xuất, logistics không chỉ là đưa hàng từ điểm A đến điểm B. Một lô nguyên vật liệu về chậm có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất; chứng từ sai có thể khiến hàng phải xử lý lại; chi phí phát sinh cũng có thể tác động trực tiếp đến giá vốn. Vì vậy, lựa chọn Forwarder phù hợp với doanh nghiệp sản xuất cần dựa trên nhiều yếu tố hơn một bảng báo giá cước.

1. Forwarder có vai trò gì với doanh nghiệp sản xuất?

Freight Forwarder là đơn vị tổ chức và điều phối các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, giao nhận, lưu kho, đóng gói, phân phối và các dịch vụ hỗ trợ như thủ tục hải quan, chứng từ hoặc bảo hiểm tùy phạm vi cung cấp.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, Forwarder có thể tham gia vào nhiều khâu từ nhận hàng tại nhà cung cấp, vận chuyển quốc tế, xử lý chứng từ, thông quan cho đến đưa hàng về nhà máy.

Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp thường xuyên nhập nguyên vật liệu, máy móc, linh kiện hoặc hàng hóa phục vụ sản xuất.

2. Vì sao doanh nghiệp sản xuất cần chọn Forwarder khác với doanh nghiệp thương mại?

Doanh nghiệp thương mại có thể tập trung nhiều vào tốc độ nhập hàng và giá vận chuyển. Trong khi đó, doanh nghiệp sản xuất thường phải quan tâm đồng thời đến tính ổn định của nguồn cung, lịch sản xuất, thời gian giao nguyên vật liệu và khả năng kiểm soát chi phí.

Ví dụ, một lô nguyên liệu dự kiến về ngày 10 nhưng bị chậm vài ngày có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất nếu doanh nghiệp không có tồn kho dự phòng.

Do đó, Forwarder phù hợp không nhất thiết là đơn vị đưa ra mức cước thấp nhất, mà là đơn vị có khả năng đáp ứng đúng yêu cầu vận hành của doanh nghiệp.

Có thể tham khảo: Freight Forwarder Làm Những Công Việc Gì? Vai Trò Từ A–Z

3. Những tiêu chí lựa chọn Forwarder phù hợp với doanh nghiệp sản xuất

3.1. Có kinh nghiệm với đúng loại hàng doanh nghiệp đang nhập

Đây là tiêu chí nên kiểm tra đầu tiên. Doanh nghiệp sản xuất có thể nhập rất nhiều loại hàng: nguyên vật liệu, linh kiện, máy móc, thiết bị, phụ tùng hoặc hàng hóa có yêu cầu vận chuyển đặc biệt.

Forwarder cần hiểu đặc điểm của từng nhóm hàng để tư vấn phương án vận chuyển, đóng gói, khai báo và xử lý chứng từ phù hợp.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp nhập hàng từ Trung Quốc thường xuyên, nên kiểm tra Forwarder có kinh nghiệm với đúng tuyến, đúng khu vực lấy hàng và đúng nhóm sản phẩm hay không.

3.2. Kiểm tra năng lực tuyến vận chuyển

Một Forwarder có thể mạnh ở một số tuyến nhưng không nhất thiết phù hợp với mọi tuyến. Doanh nghiệp nên xác định trước các thông tin như:

• Khu vực lấy hàng và nhà cung cấp.
• Cảng xuất khẩu.
• Cảng nhập khẩu.
• Phương thức vận chuyển.
• Tần suất nhập hàng.
• Sản lượng mỗi tháng hoặc mỗi quý.

Sau đó mới đánh giá Forwarder có mạng lưới và năng lực xử lý phù hợp hay không.

Với doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp, khả năng gom hàng và điều phối nhiều điểm lấy hàng cũng là yếu tố cần xem xét.

3.3. Đánh giá khả năng xử lý chứng từ và thủ tục hải quan

Đối với hàng nhập khẩu phục vụ sản xuất, chứng từ cần được kiểm tra cẩn thận vì sai thông tin có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan và nhận hàng.

Doanh nghiệp nên tìm hiểu Forwarder có thể hỗ trợ những công việc nào liên quan đến: Commercial Invoice → Packing List → Bill of Lading → khai báo hải quan → kiểm tra chuyên ngành nếu có → thông quan → nhận hàng.

FIATA cũng xác định các vấn đề hải quan và thủ tục liên quan là một lĩnh vực quan trọng trong hoạt động freight forwarding.

Điểm cần quan tâm không phải là Forwarder “có làm hải quan hay không”, mà là phạm vi hỗ trợ cụ thể đến đâu và ai chịu trách nhiệm ở từng bước.

3.4. Đừng chỉ nhìn vào giá cước

Đây là sai lầm khá phổ biến khi doanh nghiệp lựa chọn Forwarder. Một báo giá có thể có mức cước thấp nhưng chưa chắc là phương án có tổng chi phí thấp nhất nếu còn nhiều khoản phí chưa được thể hiện.

Khi so sánh báo giá, doanh nghiệp nên yêu cầu làm rõ:

• Cước vận chuyển.
• Phí tại đầu xuất và đầu nhập.
• Phí chứng từ.
• Phí khai báo hải quan.
• Phí giao nhận nội địa.
• Các phụ phí có thể phát sinh.
• Điều kiện và thời hạn thanh toán.

Nên so sánh tổng chi phí logistics của cả lô hàng, thay vì chỉ lấy một con số cước vận chuyển để lựa chọn.

3.5. Khả năng kiểm soát thời gian giao hàng

Với doanh nghiệp sản xuất, đúng thời gian đôi khi quan trọng không kém giá.

Doanh nghiệp nên hỏi Forwarder về thời gian dự kiến ở từng giai đoạn: Lấy hàng → đưa về kho/cảng → xuất khẩu → vận chuyển quốc tế → thông quan → giao về nhà máy.

Ngoài thời gian dự kiến, cần quan tâm đến cách Forwarder xử lý khi lịch tàu thay đổi, chuyến bị trễ hoặc phát sinh vấn đề tại cảng.

Một Forwarder có quy trình cập nhật shipment rõ ràng sẽ giúp bộ phận mua hàng và kế hoạch sản xuất chủ động hơn.

3.6. Khả năng theo dõi và cập nhật shipment

Doanh nghiệp sản xuất thường phải phối hợp giữa nhiều bộ phận: mua hàng, kho, kế hoạch sản xuất, kế toán và logistics. Vì vậy, thông tin về tình trạng hàng cần được cập nhật kịp thời.

Doanh nghiệp nên xem Forwarder có thể cung cấp: Thông tin booking → tình trạng lấy hàng → lịch tàu → ETA → tình trạng thông quan → kế hoạch giao hàng.

FIATA hiện cũng nhấn mạnh vai trò của công nghệ thông tin và truyền thông trong các dịch vụ freight forwarding và quản lý chuỗi cung ứng.

3.7. Khả năng xử lý khi có sự cố

Đây là tiêu chí thường chỉ được nhận ra sau khi doanh nghiệp đã phát sinh vấn đề. Trong thực tế, có thể xảy ra tình huống hàng chậm, thiếu chứng từ, sai thông tin trên B/L, thay đổi lịch tàu hoặc phát sinh chi phí tại cảng.

Do đó, khi lựa chọn Forwarder, doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ:

• Ai là người phụ trách shipment?
• Có đầu mối xử lý sự cố riêng không?
• Thời gian phản hồi dự kiến là bao lâu?
• Quy trình xử lý khi hàng chậm hoặc phát sinh chi phí?
• Trách nhiệm của Forwarder đến đâu?

Một Forwarder phù hợp không chỉ thể hiện ở lúc mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch, mà còn ở cách họ phối hợp khi kế hoạch thay đổi.

4. Doanh nghiệp nên đánh giá Forwarder bằng cách nào?

Thay vì chọn ngay sau khi nhận một bảng báo giá, doanh nghiệp có thể xây dựng một bộ tiêu chí đánh giá riêng.

Ví dụ: Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng này để so sánh nhiều Forwarder trên cùng một mặt bằng tiêu chí, thay vì chỉ nhìn vào giá.

Có thể tham khảo: Vì Sao Doanh Nghiệp Cần Một Đối Tác Logistics Lâu Dài?

5. Những sai lầm khi chọn Forwarder cho doanh nghiệp sản xuất

Chọn Forwarder chỉ vì giá rẻ: Giá thấp nhưng thời gian vận chuyển không ổn định hoặc phụ phí phát sinh nhiều có thể khiến tổng chi phí cao hơn dự kiến.

Không nói rõ đặc điểm hàng hóa: Nếu Forwarder không biết đầy đủ về loại hàng, kích thước, trọng lượng, tính chất hoặc yêu cầu đặc biệt, phương án vận chuyển có thể không phù hợp.

Không thống nhất phạm vi trách nhiệm: Doanh nghiệp cần xác định rõ Forwarder chịu trách nhiệm ở khâu nào, đặc biệt đối với chứng từ, hải quan, giao nhận và các chi phí phát sinh.

Không có đầu mối phụ trách cố định: Khi shipment có vấn đề, việc phải liên hệ qua nhiều người có thể làm chậm quá trình xử lý.

6. Doanh nghiệp sản xuất nên chọn Forwarder theo tiêu chí nào?

Không có một bộ tiêu chí duy nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đặc điểm chuỗi cung ứng của chính mình.

Nếu doanh nghiệp nhập nguyên vật liệu đều đặn, cần ưu tiên tính ổn định và khả năng kiểm soát lịch giao hàng. Nếu thường xuyên nhập nhiều nhà cung cấp, khả năng gom hàng và điều phối nhiều điểm lấy hàng sẽ đáng quan tâm hơn. Với hàng máy móc hoặc hàng có yêu cầu đặc biệt, kinh nghiệm xử lý loại hàng đó cần được đặt lên hàng đầu.

Nói cách khác, hãy chọn Forwarder dựa trên bài toán logistics thực tế của doanh nghiệp, thay vì chỉ chọn theo tên tuổi hoặc giá cước.

7. Kết luận

Lựa chọn Forwarder phù hợp với doanh nghiệp sản xuất là bài toán tổng thể về chi phí, thời gian, năng lực xử lý và khả năng phối hợp. Một Forwarder phù hợp cần đáp ứng được đặc thù hàng hóa, tuyến vận chuyển và yêu cầu tiến độ của doanh nghiệp.

Trước khi ký hợp tác, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá minh bạch, xác định rõ phạm vi dịch vụ và đánh giá khả năng xử lý tình huống phát sinh. Khi đó, Forwarder không chỉ là đơn vị vận chuyển mà trở thành một mắt xích hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hoạt động logistics.

8. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp sản xuất nên chọn Forwarder dựa vào giá hay chất lượng dịch vụ?
 Nên xem xét đồng thời tổng chi phí, thời gian vận chuyển, năng lực xử lý hàng, chứng từ, hải quan và khả năng xử lý phát sinh thay vì chỉ dựa vào giá cước.

Forwarder có hỗ trợ khai báo hải quan không?
 Tùy phạm vi dịch vụ của từng Forwarder. Doanh nghiệp cần xác nhận cụ thể công việc nào được thực hiện và trách nhiệm của từng bên.

Doanh nghiệp nhập hàng từ Trung Quốc nên hỏi Forwarder những gì?
 Nên hỏi về tuyến vận chuyển, khu vực lấy hàng, thời gian vận chuyển, phương án gom hàng, tổng chi phí, thủ tục hải quan và cách cập nhật tình trạng shipment.

Có nên sử dụng một Forwarder cho tất cả các tuyến nhập khẩu?
 Không nhất thiết. Doanh nghiệp có thể đánh giá theo từng tuyến, loại hàng và yêu cầu vận hành để lựa chọn phương án phù hợp.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết về cách lựa chọn Forwarder phù hợp với doanh nghiệp sản xuất. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm cơ sở để đánh giá và lựa chọn đơn vị giao nhận phù hợp với nhu cầu thực tế.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn phương án vận chuyển, nhập khẩu hàng hóa hoặc kiểm soát chi phí logistics, có thể liên hệ MDCT để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.

MDCT Logistics 
☎️ Hotline: 0865 763 169
💬 Fanpage: https://www.facebook.com/MDCT.vn/
🌐 Website: https://mdctlogistics.com.vn/
📍 Địa chỉ: Tòa AC Building, số 3 ngõ 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội