Trong hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp không phải lúc nào cũng trực tiếp làm việc với hãng tàu, hãng hàng không, cảng, kho bãi và cơ quan hải quan. Đây là lúc Freight Forwarder trở thành một mắt xích quan trọng trong chuỗi logistics. Vậy Freight Forwarder làm những công việc gì? Forwarder có phải hãng vận chuyển không? Khi nào doanh nghiệp nên thuê Forwarder? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.
1. Freight Forwarder là gì?
Freight Forwarder hay còn gọi là đơn vị giao nhận vận tải là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tổ chức và điều phối quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận.
Tùy vào phạm vi dịch vụ, Forwarder có thể đứng ra tổ chức vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc kết hợp nhiều phương thức.
Điểm quan trọng là Forwarder thường điều phối nhiều bên trong chuỗi vận chuyển thay vì chỉ đơn thuần thực hiện việc di chuyển hàng hóa.
Ví dụ, với một lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, Forwarder có thể phối hợp với nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển nội địa tại Trung Quốc, hãng tàu, cảng, đơn vị khai báo hải quan và xe giao hàng tại Việt Nam để đưa hàng về kho của doanh nghiệp.
2. Freight Forwarder làm những công việc gì?
Tùy từng Forwarder và gói dịch vụ, phạm vi công việc có thể khác nhau. Tuy nhiên, một Forwarder thường tham gia vào các công việc chính sau.
2.1. Tư vấn và lựa chọn phương án vận chuyển
Trước khi hàng được vận chuyển, Forwarder tiếp nhận thông tin về hàng hóa, địa điểm lấy hàng, điểm giao hàng, thời gian mong muốn và các yêu cầu liên quan.
Từ đó, Forwarder có thể tư vấn phương thức vận chuyển phù hợp như đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc vận tải đa phương thức.
Với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, doanh nghiệp có thể cần cân nhắc giữa hàng lẻ, hàng nguyên container hoặc các phương án vận chuyển khác tùy vào số lượng và đặc điểm hàng.
2.2. Đặt chỗ vận chuyển
Sau khi thống nhất phương án, Forwarder có thể thực hiện booking với hãng tàu, hãng hàng không hoặc đơn vị vận tải.
Công việc này bao gồm theo dõi lịch vận chuyển, thời gian dự kiến khởi hành, thời gian đến và cập nhật những thay đổi liên quan đến shipment.
Đối với hàng đường biển, việc lựa chọn tuyến và lịch tàu phù hợp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng và chi phí logistics.
2.3. Tổ chức nhận hàng từ nhà cung cấp
Forwarder có thể phối hợp với nhà cung cấp để đưa hàng từ nhà máy/kho của người bán đến cảng hoặc kho tập kết. Công việc có thể bao gồm:
- Điều xe lấy hàng.
- Kiểm tra thông tin địa điểm lấy hàng.
- Theo dõi thời gian đóng hàng.
- Đưa hàng về kho hoặc cảng theo kế hoạch.
- Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình lấy hàng.
Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp ở nhiều khu vực khác nhau.
2.4. Xử lý và kiểm tra chứng từ
Một lô hàng quốc tế liên quan đến nhiều loại chứng từ. Forwarder thường hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra và xử lý các chứng từ phục vụ quá trình vận chuyển, giao nhận.
Một số chứng từ thường gặp gồm Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Arrival Notice và các chứng từ liên quan khác tùy từng lô hàng.
Việc kiểm tra thông tin sớm giúp hạn chế sai lệch về tên hàng, số lượng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến hoặc thông tin người nhận.
Có thể tham khảo: Packing List Là Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp
2.5. Hỗ trợ thủ tục hải quan
Đây là một trong những công việc doanh nghiệp thường tìm đến Forwarder.
Tùy phạm vi dịch vụ và năng lực của đơn vị, Forwarder có thể hỗ trợ hoặc thực hiện khai báo hải quan, chuẩn bị hồ sơ và phối hợp xử lý quá trình thông quan.
Tuy nhiên, cần phân biệt rõ: Freight Forwarder không đồng nghĩa với cơ quan hải quan. Forwarder là đơn vị dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc liên quan theo quy định.
Với những mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần xác định chính sách quản lý hàng hóa và các yêu cầu hồ sơ tương ứng trước khi nhập khẩu.
2.6. Theo dõi tình trạng lô hàng
Sau khi hàng được vận chuyển, Forwarder tiếp tục theo dõi shipment và cập nhật tình trạng cho khách hàng.
Doanh nghiệp có thể cần biết: Hàng đã lấy chưa → đã vào kho/cảng chưa → đã lên tàu chưa → tàu đang ở đâu → ETA dự kiến → hàng đã đến cảng chưa → đã hoàn tất thủ tục nhận hàng chưa.
Việc theo dõi xuyên suốt giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch kho, sản xuất và giao hàng.
2.7. Làm thủ tục giao nhận tại đầu nhập
Khi hàng đến Việt Nam, Forwarder có thể tiếp tục phối hợp xử lý các công việc như nhận thông báo hàng đến, kiểm tra các khoản phí tại đầu nhập, lấy lệnh giao hàng và sắp xếp nhận hàng theo thỏa thuận dịch vụ.
Đối với hàng container, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến Free Time, Demurrage, Detention và Storage để hạn chế những khoản chi phí phát sinh do chậm nhận hàng.
Có thể tham khảo: Phí Lưu Container (Demurrage) Và Phí Lưu Bãi (Storage): Cách Tính Và Giải Pháp Hạn Chế Chi Phí Phát Sinh
2.8. Sắp xếp vận chuyển hàng về kho
Sau khi hoàn tất các bước cần thiết tại cảng, Forwarder có thể điều phối phương tiện đưa hàng về kho của doanh nghiệp.
Tùy loại hàng và tuyến đường, phương án có thể là xe tải, xe container hoặc phương thức vận chuyển phù hợp khác.
Như vậy, với dịch vụ trọn gói, Forwarder có thể tham gia từ khâu nhận hàng tại nhà cung cấp cho đến khi hàng được giao đến địa điểm cuối cùng.
3. Freight Forwarder có phải hãng tàu không?
Hãng tàu là đơn vị khai thác tàu và cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển. Trong khi đó, Freight Forwarder là đơn vị tổ chức và điều phối dịch vụ logistics cho khách hàng.
Một Forwarder có thể làm việc với nhiều hãng tàu hoặc nhiều nhà vận chuyển khác nhau để xây dựng phương án phù hợp cho từng lô hàng. Vì vậy, doanh nghiệp không nên hiểu rằng thuê Forwarder đồng nghĩa với thuê hãng tàu.
4. Thuê Freight Forwarder mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Đối với doanh nghiệp chưa có đội ngũ logistics chuyên trách hoặc thường xuyên nhập khẩu, Forwarder có thể giúp giảm khối lượng công việc phải tự xử lý. Một số lợi ích thường thấy gồm:
- Có đầu mối điều phối nhiều bên trong quá trình vận chuyển.
- Hỗ trợ xử lý chứng từ và các thủ tục liên quan.
- Có thêm phương án về tuyến vận chuyển và lịch trình.
- Theo dõi shipment và cập nhật tình trạng hàng.
- Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận.
Tuy nhiên, hiệu quả thực tế phụ thuộc vào phạm vi dịch vụ, tuyến vận chuyển, loại hàng và năng lực của từng Forwarder.
5. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng Freight Forwarder?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng Forwarder khi:
- Doanh nghiệp mới bắt đầu nhập khẩu: Chưa có nhiều kinh nghiệm về booking, chứng từ, hải quan và giao nhận.
- Nhập hàng thường xuyên: Có nhiều shipment cần theo dõi cùng lúc và cần một đầu mối điều phối.
- Nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp: Cần gom hàng, sắp xếp nhận hàng và điều phối nhiều điểm lấy hàng.
- Tuyến vận chuyển phức tạp: Hàng cần kết hợp nhiều phương thức vận tải hoặc đi qua nhiều khâu trung chuyển.
- Không có đội ngũ logistics riêng: Muốn thuê đơn vị bên ngoài thực hiện một phần hoặc toàn bộ quá trình giao nhận.
6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chọn Freight Forwarder?
Không nên chỉ so sánh giá cước giữa các Forwarder. Một báo giá thấp nhưng chưa bao gồm đầy đủ các khoản phí có thể khiến tổng chi phí thực tế thay đổi. Khi lựa chọn, doanh nghiệp nên làm rõ:
- Phạm vi dịch vụ đã bao gồm những công việc nào.
- Các khoản phí đã bao gồm và chưa bao gồm.
- Thời gian vận chuyển dự kiến.
- Tuyến và phương thức vận chuyển.
- Chính sách xử lý khi hàng chậm hoặc phát sinh vấn đề.
- Trách nhiệm của các bên đối với chứng từ và hàng hóa.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên yêu cầu bảng chi phí rõ ràng ngay từ đầu để có cơ sở tính toán giá vốn và hạn chế phát sinh ngoài dự kiến.
Có thể tham khảo: Kinh Nghiệm Chọn Forwarder Uy Tín Giúp Doanh Nghiệp Giảm Chi Phí
7. Kết luận
Freight Forwarder không chỉ đơn thuần là đơn vị vận chuyển hàng hóa. Forwarder có thể tham gia vào nhiều khâu như tư vấn phương án vận chuyển, booking, nhận hàng, chứng từ, hải quan, theo dõi shipment, giao nhận tại cảng và vận chuyển hàng về kho.
Hiểu rõ Freight Forwarder làm những công việc gì sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng phạm vi dịch vụ cần thuê, dễ kiểm soát chi phí và chủ động hơn trong quá trình xuất nhập khẩu.
8. Câu hỏi thường gặp
Freight Forwarder có trực tiếp vận chuyển hàng không?
Tùy mô hình hoạt động. Forwarder có thể tự thực hiện một số khâu hoặc thuê/điều phối các đơn vị vận tải, hãng tàu, hãng hàng không và nhà cung cấp dịch vụ khác.
Freight Forwarder có làm thủ tục hải quan không?
Tùy phạm vi dịch vụ. Một số Forwarder cung cấp dịch vụ khai báo và hỗ trợ thủ tục hải quan, trong khi một số đơn vị chỉ tập trung vào vận chuyển và giao nhận.
Forwarder và hãng tàu có giống nhau không?
Không. Hãng tàu là đơn vị khai thác vận tải biển; Forwarder là đơn vị tổ chức, điều phối dịch vụ giao nhận cho khách hàng.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết về Freight Forwarder. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của Forwarder trong hoạt động logistics.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn trong việc lựa chọn phương án vận chuyển, xử lý thủ tục nhập khẩu hoặc kiểm soát chi phí logistics, bạn có thể liên hệ MDCT để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
MDCT Logistics
☎️ Hotline: 0865 763 169
💬 Fanpage: https://www.facebook.com/MDCT.vn/
🌐 Website: https://mdctlogistics.com.vn/
📍 Địa chỉ: Tòa AC Building, số 3 ngõ 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
