Vì sao doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào báo giá? Trung Quốc hiện là một trong những thị trường cung ứng lớn nhất của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp gặp phải tình trạng hàng hóa không đúng chất lượng, thiếu chứng từ hoặc phát sinh nhiều chi phí ngoài dự kiến dù đã nhận được báo giá rất hấp dẫn từ nhà cung cấp.Trên thực tế, rủi ro trong nhập khẩu thường bắt đầu từ giai đoạn tìm nguồn hàng và ký kết hợp đồng. Nếu không kiểm tra kỹ các thông tin liên quan trước khi đặt cọc hoặc ký hợp đồng, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình vận chuyển và thông quan sau này.Vậy doanh nghiệp cần kiểm tra những gì trước khi ký hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp Trung Quốc?
1. Kiểm tra thông tin pháp lý của nhà cung cấp
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên xác minh rõ các thông tin cơ bản của nhà cung cấp như:
- Tên công ty;
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh;
- Thời gian hoạt động;
- Thông tin nhà máy sản xuất;
- Giấy phép kinh doanh (nếu có).
Việc xác minh nhà cung cấp giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi giao dịch và đánh giá được mức độ uy tín của đối tác.
Đối với các đơn hàng có giá trị lớn, doanh nghiệp nên yêu cầu cung cấp thêm hình ảnh nhà máy, hồ sơ năng lực hoặc thực hiện kiểm tra trực tiếp nếu cần thiết.
2. Kiểm tra thông số kỹ thuật hàng hóa
Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là chỉ dựa vào hình ảnh hoặc mô tả trên catalogue mà chưa xác nhận đầy đủ các thông số kỹ thuật.
Doanh nghiệp nên làm rõ:
- Kích thước sản phẩm;
- Chất liệu;
- Màu sắc;
- Tiêu chuẩn kỹ thuật;
- Quy cách đóng gói;
- Hình ảnh thực tế.
Đối với các nhóm vật liệu kỹ thuật, cửa kính, phụ kiện hoặc vật tư xây dựng, chỉ một khác biệt nhỏ về thông số cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình thi công hoặc sản xuất.
Nếu có điều kiện, doanh nghiệp nên yêu cầu mẫu thử trước khi đặt hàng số lượng lớn.
3. Xác định mã HS trước khi ký hợp đồng
Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu tìm hiểu mã HS khi hàng đã chuẩn bị xuất hoặc đang trên đường vận chuyển về Việt Nam.
Tuy nhiên, việc xác định mã HS từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp:
- Chủ động tính toán thuế nhập khẩu;
- Kiểm tra chính sách quản lý hàng hóa;
- Xác định yêu cầu về giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành;
- Hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình thông quan.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết "Doanh nghiệp nhập khẩu cần lưu ý gì về phân loại hàng hóa?" để hiểu rõ hơn về vai trò của mã HS trong hoạt động nhập khẩu.
4. Thống nhất bộ chứng từ nhà cung cấp sẽ cung cấp
Chứng từ là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai báo hải quan và thông quan hàng hóa.
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên thống nhất với nhà cung cấp về các chứng từ cần cung cấp như:
- Commercial Invoice;
- Packing List;
- Bill of Lading;
- Catalogue sản phẩm;
- Hồ sơ kỹ thuật;
- Chứng nhận xuất xứ (nếu có).
Có thể tham khảo:Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những mục gì?
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng bổ sung chứng từ khi hàng đã về cảng.
5. Kiểm tra điều kiện giao hàng
Một yếu tố thường bị bỏ qua là điều kiện giao hàng trong hợp đồng.
Các điều kiện phổ biến như:
- EXW;
- FOB;
- CIF.
Mỗi điều kiện sẽ quy định trách nhiệm và chi phí giữa bên mua và bên bán khác nhau.
Nếu không hiểu rõ điều kiện giao hàng, doanh nghiệp có thể gặp các khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến trong quá trình vận chuyển.
6. Xác nhận phương án vận chuyển trước khi đặt cọc
Nhiều doanh nghiệp chỉ tìm đơn vị vận chuyển sau khi đã ký hợp đồng hoặc đặt cọc với nhà cung cấp.
Tuy nhiên, việc trao đổi với đơn vị logistics từ sớm sẽ giúp:
- Dự toán chính xác chi phí nhập khẩu;
- Lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp;
- Chủ động kế hoạch giao hàng;
- Hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Đây cũng là thời điểm phù hợp để kiểm tra các yêu cầu về hồ sơ và thủ tục nhập khẩu đối với từng nhóm hàng cụ thể.
7. Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thường:
Chỉ quan tâm đến giá bán
Giá thấp chưa chắc là phương án tối ưu nếu sản phẩm không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật hoặc phát sinh nhiều chi phí sau nhập khẩu.
Đặt cọc khi chưa kiểm tra hồ sơ
Việc chuyển tiền trước khi xác minh đầy đủ thông tin nhà cung cấp có thể làm tăng rủi ro trong giao dịch.
Không xác định mã HS từ đầu
Điều này khiến doanh nghiệp khó dự toán chính xác thuế và các chi phí liên quan.
Chưa trao đổi với đơn vị logistics
Nhiều vấn đề về vận chuyển, hồ sơ hoặc thủ tục hải quan có thể được phát hiện và xử lý ngay từ giai đoạn chuẩn bị nhập hàng.
8. MDCT Logistics hỗ trợ doanh nghiệp nhập khẩu từ Trung Quốc như thế nào?
Để giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình nhập khẩu, MDCT Logistics cung cấp các giải pháp hỗ trợ:
- Tư vấn chính sách nhập khẩu;
- Hỗ trợ xác định mã HS;
- Kiểm tra hồ sơ hàng hóa;
- Tư vấn phương án vận chuyển phù hợp;
- Hỗ trợ khai báo hải quan;
- Theo dõi quá trình vận chuyển và thông quan.
Với kinh nghiệm xử lý nhiều nhóm hàng khác nhau, MDCT Logistics giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian, chi phí và kế hoạch nhập khẩu.
9. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Có nên đặt cọc ngay khi nhận báo giá từ nhà cung cấp?
Không nên. Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin nhà cung cấp, sản phẩm và các điều khoản hợp đồng trước khi thanh toán.
Có cần xác định mã HS trước khi nhập khẩu không?
Có. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động về thuế, chính sách quản lý và các thủ tục liên quan.
Nhà cung cấp cần cung cấp những chứng từ nào?
Thông thường gồm Invoice, Packing List, catalogue sản phẩm và các tài liệu kỹ thuật liên quan.
Vì sao cần kiểm tra điều kiện giao hàng?
Điều kiện giao hàng ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm, chi phí và rủi ro của doanh nghiệp trong quá trình nhập khẩu.
Khi nào nên làm việc với đơn vị logistics?
Ngay từ giai đoạn tìm nguồn hàng để được tư vấn về thủ tục, chứng từ và phương án vận chuyển phù hợp.
Cảm ơn Quý doanh nghiệp đã dành thời gian theo dõi bài viết.MDCT Logistics hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc, từ đó hạn chế các rủi ro về chất lượng hàng hóa, hồ sơ nhập khẩu và chi phí phát sinh.
Trong hoạt động nhập khẩu, việc kiểm tra kỹ nhà cung cấp, xác định đúng mã HS và chuẩn bị đầy đủ chứng từ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập hàng từ Trung Quốc và cần tư vấn về HS Code, chứng từ, thủ tục hải quan hoặc phương án vận chuyển phù hợp, MDCT Logistics sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ.
MDCT Logistics
☎️ Hotline: 0865 763 169
💬 Fanpage: https://www.facebook.com/MDCT.vn/
🌐 Website: https://mdctlogistics.com.vn/
📍 Địa chỉ: Tòa AC Building, số 3 ngõ 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
