Vận đơn (Bill of Lading) là một chứng từ vận tải quan trọng, đóng vai trò thiết yếu trong hầu hết các bộ chứng từ như bộ hồ sơ xuất nhập khẩu, hồ sơ thanh toán quốc tế, và hồ sơ bảo hiểm hàng hóa,… Vậy Bill Of Lading là gì? Vai trò và ý nghĩa của Bill of Lading trong xuất nhập khẩu là gì? Hãy cùng MDCT Logistics tìm hiểu về Bill Of Lading trong bài viết dưới đây nhé.
Bill of Lading là gì?
Bill of Lading (B/L), hay còn gọi là vận đơn, là một chứng từ vận tải quan trọng do người chuyên chở (carrier) phát hành cho người gửi hàng (shipper) sau khi đã nhận hàng để vận chuyển. Đây là tài liệu không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Nó được phát hành bởi người vận chuyển (carrier) để xác nhận đã nhận hàng từ người gửi (shipper) và cam kết vận chuyển đến người nhận (consignee).
Bill of Lading đã có mặt từ thế kỷ 13 trong thương mại hàng hải và từng bước trở thành một công cụ pháp lý trong giao thương quốc tế. Trải qua hàng trăm năm, nó vẫn giữ vai trò không thể thiếu trong chuỗi logistics toàn cầu.
Chức năng của Bill of Lading
Bill of Lading (B/L), hay vận đơn đường biển, là một chứng từ vô cùng quan trọng trong thương mại quốc tế, đặc biệt là trong vận tải biển. Nó không chỉ đơn thuần là biên lai nhận hàng mà còn đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau, cụ thể như sau:
1. Biên lai nhận hàng (Receipt of Goods):
- B/L là bằng chứng xác nhận rằng người vận chuyển (hãng tàu, công ty vận tải) đã nhận hàng hóa từ người gửi hàng (shipper) với số lượng, chủng loại và tình trạng bên ngoài được ghi trên vận đơn.
- Nó ghi rõ các chi tiết quan trọng của lô hàng như số lượng kiện, trọng lượng, kích thước, ký hiệu mã hiệu, mô tả hàng hóa,...
2. Chứng từ sở hữu hàng hóa (Document of Title):
Đối với vận đơn theo lệnh (Order B/L) và vận đơn vô danh (Bearer B/L), B/L có chức năng như một chứng từ sở hữu hàng hóa. Người nào nắm giữ vận đơn bản gốc hợp lệ sẽ có quyền sở hữu và định đoạt lô hàng đó. Chức năng này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch thanh toán quốc tế như L/C (Letter of Credit), nơi ngân hàng sẽ giữ vận đơn cho đến khi người mua thanh toán đầy đủ.
3. Bằng chứng của hợp đồng vận tải (Evidence of the Contract of Carriage):
B/L là bằng chứng pháp lý về sự tồn tại của hợp đồng vận tải giữa người gửi hàng và người vận chuyển. Nó thể hiện các điều khoản và điều kiện vận chuyển, bao gồm trách nhiệm của các bên, tuyến đường vận chuyển, cước phí vận chuyển,... Mặc dù không phải là toàn bộ hợp đồng, nhưng B/L tóm tắt các điều khoản chính và thường dẫn chiếu đến các điều khoản chi tiết hơn trong hợp đồng mẫu của hãng tàu.
Bill of Lading đóng vai trò then chốt trong giao dịch thương mại quốc tế, đảm bảo quyền lợi của cả người gửi hàng, người nhận hàng và người vận chuyển thông qua các chức năng chính sau:
- Xác nhận việc giao nhận hàng hóa.
- Đại diện cho quyền sở hữu hàng hóa (đối với một số loại B/L).
- Chứng minh sự tồn tại của hợp đồng vận tải.
Tìm hiểu thêm về: Packing list là gì? Vai trò packing list trong xuất nhập khẩu?
Các loại Bill of Lading phổ biến
Các loại Bill of Lading (B/L) phổ biến có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Dưới đây là một số cách phân loại và các loại B/L thường gặp:
1. Theo tính chất sở hữu:
- Vận đơn đích danh (Straight B/L): Trên vận đơn ghi rõ tên và địa chỉ người nhận hàng. Hàng hóa chỉ được giao cho người có tên trên vận đơn sau khi xuất trình giấy tờ tùy thân. Loại này không thể chuyển nhượng.
- Vận đơn theo lệnh (Order B/L): Không ghi rõ tên người nhận hàng mà ghi theo lệnh của một người nào đó (ví dụ: "To the order of Shipper", "To the order of Consignee", "To the order of Bank"). Loại này có thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu.
- Vận đơn vô danh (Bearer B/L): Không ghi tên người nhận hàng. Bất kỳ ai cầm vận đơn bản gốc đều có quyền nhận hàng. Loại này rất ít khi được sử dụng vì rủi ro cao.
2. Theo tình trạng hàng hóa:
- Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L): Vận đơn không có bất kỳ ghi chú xấu nào về tình trạng bên ngoài của hàng hóa khi được giao cho người vận chuyển. Điều này ngụ ý rằng hàng hóa ở trong tình trạng tốt.
- Vận đơn không hoàn hảo (Unclean/Dirty B/L): Vận đơn có các ghi chú (remarks/clauses) về tình trạng không tốt của hàng hóa (ví dụ: bao bì rách, hàng bị ẩm ướt, hư hỏng).
3. Theo chủ thể phát hành:
- Vận đơn chủ (Master Bill of Lading - MBL): Được phát hành bởi hãng tàu hoặc công ty vận tải biển.
- Vận đơn nhà (House Bill of Lading - HBL): Được phát hành bởi công ty giao nhận vận tải (Forwarder) cho người gửi hàng. HBL thường được sử dụng trong trường hợp gom hàng (LCL).
4. Theo hình thức xuất trình:
- Vận đơn gốc (Original B/L): Là bản vận đơn có chữ ký gốc và thường có đóng dấu "Original". Thường có 1 bộ gồm 2 hoặc 3 bản gốc có giá trị pháp lý như nhau. Người nhận hàng phải xuất trình ít nhất một bản gốc để nhận hàng.
- Vận đơn bản sao (Copy B/L): Là bản sao của vận đơn gốc, thường có dấu "COPY - NON NEGOTIABLE" và không có giá trị nhận hàng trực tiếp.
- Vận đơn điện giao hàng (Telex Release/Surrendered B/L): Trong trường hợp này, người gửi hàng yêu cầu hãng tàu/forwarder tại cảng xếp dỡ điện thông báo cho đại lý của họ tại cảng đích để giao hàng cho người nhận mà không cần xuất trình vận đơn gốc. Thường được sử dụng khi người nhận đã thanh toán đầy đủ và muốn nhận hàng nhanh chóng.
5. Theo phạm vi vận chuyển:
- Vận đơn đi thẳng (Direct B/L): Hàng hóa được vận chuyển trực tiếp từ cảng xếp đến cảng dỡ mà không qua chuyển tải.
- Vận đơn chở suốt (Through B/L): Hàng hóa được vận chuyển từ cảng xếp đến cảng đích nhưng có thể phải chuyển tải qua một hoặc nhiều tàu khác nhau.
- Vận đơn đa phương thức (Multimodal/Combined Transport B/L): Vận đơn này bao gồm việc vận chuyển hàng hóa bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau (ví dụ: đường biển kết hợp đường bộ, đường sắt, đường hàng không).
6. Các loại vận đơn khác:
- Vận đơn đến sau (Stale B/L): Vận đơn đến ngân hàng thanh toán hoặc người nhận hàng sau khi hàng hóa đã đến cảng đích.
- Vận đơn chuyển đổi (Switch B/L): Được sử dụng trong các giao dịch mua bán ba bên hoặc khi người gửi hàng/người nhận hàng thực tế muốn giữ bí mật. Vận đơn gốc ban đầu được thu hồi và thay thế bằng một bộ vận đơn mới với thông tin người gửi/người nhận khác.
- Giấy gửi hàng đường biển (Sea Waybill/Express Release): Tương tự như Telex Release nhưng là một chứng từ vận tải, không có chức năng sở hữu hàng hóa và không thể chuyển nhượng. Thường được sử dụng khi người gửi và người nhận có quan hệ tin cậy.
- Vận đơn nháp (Draft B/L): Bản nháp của vận đơn được gửi cho các bên liên quan để kiểm tra và xác nhận thông tin trước khi phát hành vận đơn chính thức.
Việc lựa chọn loại Bill of Lading nào sẽ phụ thuộc vào các điều khoản thương mại, phương thức thanh toán, mối quan hệ giữa các bên và yêu cầu cụ thể của lô hàng.
Tham khảo thêm: ODM là gì trong sản xuất? Phân biệt ODM, OEM và OBM
Nội dung chi tiết trên Bill of Lading
Nội dung chi tiết trên vận đơn (Bill of Lading - B/L) được trình bày một cách có cấu trúc và bao gồm nhiều thông tin quan trọng liên quan đến lô hàng, người gửi, người nhận, người vận chuyển và các điều khoản vận chuyển. Dưới đây là các mục thông tin thường thấy trên một vận đơn tiêu chuẩn:
1. Thông tin về người gửi hàng (Shipper/Consignor):
- Tên đầy đủ và địa chỉ: Bao gồm tên công ty hoặc cá nhân và địa chỉ chi tiết.
- Thông tin liên hệ: Đôi khi bao gồm số điện thoại, email.
2. Thông tin về người nhận hàng (Consignee):
- Tên đầy đủ và địa chỉ: Tương tự như người gửi hàng.
- Đối với vận đơn theo lệnh (Order B/L): Mục này có thể ghi "To the order of [tên người hoặc ngân hàng]" hoặc để trống.
- Thông tin liên hệ: Đôi khi bao gồm số điện thoại, email.
3. Thông tin về người được thông báo (Notify Party):
- Tên đầy đủ và địa chỉ: Đây là người sẽ được hãng tàu thông báo khi hàng đến cảng đích. Thông thường là người nhận hàng thực tế hoặc một bên trung gian.
- Thông tin liên hệ: Đôi khi bao gồm số điện thoại, email.
4. Thông tin về tàu và chuyến đi (Vessel and Voyage Number):
- Tên tàu (Vessel Name): Tên con tàu chở hàng.
- Số chuyến (Voyage Number): Số hiệu của chuyến hải trình.
5. Cảng xếp hàng (Port of Loading):
- Tên cảng nơi hàng hóa được xếp lên tàu.
6. Cảng dỡ hàng (Port of Discharge):
- Tên cảng nơi hàng hóa sẽ được dỡ xuống.
7. Nơi giao hàng cuối cùng (Place of Final Destination - nếu có):
- Nếu vận đơn là vận đơn chở suốt hoặc vận đơn đa phương thức, mục này sẽ ghi rõ địa điểm cuối cùng mà hàng hóa được vận chuyển đến (có thể không phải là cảng dỡ hàng).
8. Mô tả hàng hóa (Description of Goods):
- Số lượng kiện (Number of Packages): Tổng số kiện hàng.
- Loại kiện (Kind of Packages): Ví dụ: thùng carton, pallet, bao,...
- Ký hiệu và mã hiệu (Marks and Numbers): Các ký hiệu, mã số hoặc nhãn mác được dán trên kiện hàng để nhận dạng.
- Mô tả chi tiết hàng hóa (Description of Goods): Tên hàng hóa, quy cách, phẩm chất (nếu cần thiết).
- Tổng trọng lượng (Gross Weight): Tổng trọng lượng của lô hàng, bao gồm cả bao bì.
- Tổng thể tích (Total Measurement): Tổng thể tích của lô hàng (thường tính bằng mét khối).
9. Cước phí và chi phí (Freight and Charges):
- Điều khoản thanh toán cước phí (Freight Payable at): Nơi thanh toán cước phí (ví dụ: tại cảng đi, tại cảng đến).
- Loại tiền tệ và số tiền cước phí (Currency and Amount): Chi tiết về cước phí vận chuyển và các phụ phí khác (nếu có).
- Phương thức thanh toán cước phí (Freight Prepaid/Freight Collect): Cước phí trả trước hay trả sau.
10. Số vận đơn (B/L Number):
- Số tham chiếu duy nhất được hãng tàu hoặc forwarder cấp cho vận đơn này.
11. Ngày phát hành (Date of Issue):
- Ngày vận đơn được phát hành.
12. Số bản gốc (Number of Original B/Ls):
- Số lượng bản vận đơn gốc được phát hành (thường là 1, 2 hoặc 3 bản).
13. Chữ ký của người vận chuyển (Carrier's Signature):
- Chữ ký và con dấu của hãng tàu hoặc đại diện của họ xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển. Đối với vận đơn nhà (HBL), là chữ ký của công ty giao nhận vận tải.
14. Các điều khoản và điều kiện khác (Other Terms and Conditions):
- Có thể bao gồm các điều khoản đặc biệt, dẫn chiếu đến các điều khoản vận chuyển tiêu chuẩn của hãng tàu hoặc các ghi chú khác liên quan đến lô hàng.
Kết luận
Trên đây là những thông tin giúp bạn giải đáp câu hỏi Bill Of Lading là gì và vai trò của nó trong xuất nhập khẩu. Bill of Lading là một chứng từ then chốt trong hoạt động thương mại quốc tế. Dù có vẻ chỉ là "tờ giấy", nhưng giá trị của nó cực kỳ lớn, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sở hữu và dòng tiền của doanh nghiệp. Hiểu đúng, dùng đúng và quản lý chặt chẽ Bill of Lading sẽ giúp bạn an tâm trong mỗi giao dịch xuất nhập khẩu.
