Booking có nghĩa là "đặt trước" là một cụm từ được sử dụng rất nhiều trong mọi lĩnh vực của đời sống như booking phòng khách sạn, booking vé máy bay, booking vé tàu,... Vậy Booking là gì trong xuất nhập khẩu? Hãy cùng MDCT Logistics tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi này trong bài viết dưới đây.
Booking là gì trong xuất nhập khẩu?
Booking là gì? Booking trong xuất nhập khẩu cũng có nghĩa là việc đặt chỗ trước. Những việc đặt chỗ trước ở đây là đặt chỗ với hãng vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không, công ty vận tải đường bộ...) để đảm bảo có đủ không gian chứa hàng hóa trên phương tiện vận chuyển trong một chuyến đi cụ thể. Việc booking giúp doanh nghiệp lên kế hoạch vận chuyển một cách chính xác, tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu chỗ, đồng thời đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng lịch trình.
Trong Booking, có một điều quan trọng nhất là bạn phải chọn đúng hãng tàu và hãng tàu đó cần phải đảm bảo chính xác về thời gian vận chuyển hàng đúng tiến độ để quy trình giao nhận hàng hóa được diễn ra thuận lợi nhất.
Sau khi 2 bên đã thỏa thuận hợp tác với nhau thì bộ phận kinh doanh của hãng tàu sẽ căn cứ trên yêu cầu đặt chỗ của khách hàng để yêu cầu đặt chỗ tới hãng tàu. Sau đó, hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation hay còn được gọi là lệnh cấp container rỗng.
Sau khi nhận được lệnh điều phối, nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp, đưa các container rỗng đến địa điểm đóng hàng. Sau đó, họ sẽ vận chuyển hàng hóa ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến cảng để đóng vào container. Tiếp theo, quy trình thông quan hàng hóa sẽ được thực hiện cho lô hàng đó.
Vai trò của Booking là gì trong xuất nhập khẩu?
Booking đóng vai trò quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu vì nó giúp đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ. Việc đặt chỗ trước không chỉ giúp bạn nắm chắc được lịch trình vận chuyển mà còn giúp tối ưu hóa chi phí và thời gian giao nhận hàng. Thông thường khách hàng (người xuất khẩu/ nhập khẩu) sẽ lấy booking này từ các Forwarder/công ty logistics (công ty làm dịch vụ giao nhận hàng hóa) hoặc lấy trực tiếp từ hãng tàu, airline.
Việc đặt chỗ trước giúp bạn tránh tình trạng hàng hóa không có chỗ để vận chuyển, gây ra sự chậm trễ trong quá trình xuất nhập khẩu. Booking giúp bạn lên kế hoạch vận chuyển một cách chi tiết, từ đó bạn có thể sắp xếp các công việc khác liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu một cách hiệu quả. Ngoài ra, Booking sớm giúp bạn có thể so sánh giá cước của các hãng vận chuyển khác nhau và chọn được mức giá tốt nhất.
Các loại hình Booking phổ biến
Booking là một khái niệm quan trọng trong xuất nhập khẩu, nhưng có nhiều loại hình booking khác nhau tùy thuộc vào phương thức vận chuyển, loại hàng hóa và yêu cầu của khách hàng. Dưới đây là một số loại hình booking phổ biến:
- Booking vận tải biển: Vận tải biển là phương thức phổ biến nhất trong xuất nhập khẩu, đặc biệt là với những hàng hóa có khối lượng lớn và đi qua khoảng cách xa. Booking vận tải biển thường được thực hiện qua các hãng tàu lớn, với nhiều lựa chọn về loại tàu và tuyến đường.
- Booking vận tải hàng không: Vận tải hàng không là lựa chọn tối ưu cho những hàng hóa có giá trị cao, cần giao nhanh chóng. Booking cho vận tải hàng không thường phức tạp hơn do số lượng chỗ hạn chế và yêu cầu về an toàn hàng không.
- Booking vận tải đường bộ: Vận tải đường bộ thường được sử dụng cho việc vận chuyển hàng hóa trong phạm vi quốc gia hoặc khu vực gần. Booking vận tải đường bộ đơn giản hơn, nhưng cần đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển trong điều kiện an toàn.
- Booking vận tải đường sắt: Vận tải đường sắt là lựa chọn thích hợp cho những hàng hóa cần vận chuyển qua các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ có hệ thống đường sắt phát triển. Booking cho vận tải đường sắt thường được thực hiện qua các công ty vận tải đường sắt.
Những thông tin quan trọng có trong Booking
Booking là một tài liệu xác nhận việc đặt chỗ vận chuyển hàng hóa, chứa đựng nhiều thông tin quan trọng giúp theo dõi và quản lý quá trình vận chuyển. Dưới đây là những thông tin thường thấy trong một Booking.
Thông tin về lô hàng:
- Số booking (Booking No.): Mã số duy nhất để xác định lô hàng.
- Mô tả hàng hóa: Tên hàng, mã HS, số lượng kiện, trọng lượng, kích thước, đặc tính hàng hóa (nếu có hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ...).
- Cảng đi (Port of Loading): Cảng nơi hàng hóa được bốc lên tàu.
- Cảng đến (Port of Discharge): Cảng nơi hàng hóa được dỡ xuống tàu.
- Cảng chuyển tải (nếu có): Cảng trung chuyển hàng hóa.
- Loại container: Loại container được sử dụng (20ft, 40ft, reefer...).
- Số container: Số lượng container cần thiết để vận chuyển lô hàng.
Thông tin về phương tiện vận chuyển:
- Tên tàu: Tên của tàu vận chuyển hàng hóa.
- Số chuyến tàu (Voyage No.): Số hiệu chuyến tàu.
- Dự kiến ngày tàu chạy (ETD): Ngày dự kiến tàu khởi hành.
- Dự kiến ngày tàu đến (ETA): Ngày dự kiến tàu đến cảng đích.
Thông tin về các bên liên quan:
- Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người liên hệ.
- Người nhận hàng (Consignee): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người liên hệ.
- Bên được thông báo (Notify Party): Bên được thông báo về việc hàng đã đến cảng (thường là người đại lý hải quan tại điểm đến).
- Hãng vận chuyển: Tên hãng vận chuyển, thông tin liên lạc.
Quy trình làm Booking cho hàng hóa xuất nhập khẩu
Booking là một bước quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, đảm bảo có đủ chỗ trên phương tiện vận chuyển để đưa hàng đến đích. Dưới đây là quy trình chi tiết để bạn hiểu rõ hơn về cách làm booking:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết
-
Thông tin về hàng hóa: Loại hàng, số lượng kiện, trọng lượng, kích thước, đặc tính hàng hóa (nếu có hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ).
- Thông tin về cảng: Cảng đi, cảng đến, ngày dự kiến sẵn sàng hàng (EST).
- Thông tin về phương tiện vận chuyển: Loại container (20ft, 40ft, reefer...), yêu cầu về nhiệt độ (nếu có hàng lạnh).
- Thông tin về người gửi và người nhận: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế.
Bước 2: Liên hệ với hãng vận chuyển
-
Chọn hãng vận chuyển: Lựa chọn hãng tàu phù hợp dựa trên các yếu tố như giá cả, thời gian vận chuyển, uy tín, tuyến đường hoạt động.
- Gửi yêu cầu booking: Gửi yêu cầu booking đến hãng vận chuyển qua email, điện thoại hoặc trực tiếp tại văn phòng.
- Thông tin trong yêu cầu booking: Bao gồm tất cả thông tin đã chuẩn bị ở bước 1.
Bước 3: Nhận xác nhận booking
- Booking number: Sau khi hãng vận chuyển chấp nhận yêu cầu, bạn sẽ nhận được một mã số booking (booking number) để xác nhận việc đặt chỗ thành công.
- Thông tin chi tiết về chuyến hàng: Hãng vận chuyển sẽ gửi thông tin chi tiết về chuyến hàng như ngày khởi hành dự kiến, thời gian vận chuyển ước tính, thông tin về container.
Bước 4: Thanh toán cọc (nếu có)
- Thanh toán tiền cọc: Đối với một số loại hình vận chuyển, bạn có thể phải thanh toán một khoản tiền cọc để đảm bảo chỗ.
Bước 5: Chuẩn bị hàng hóa và làm thủ tục hải quan
- Đóng gói hàng hóa: Đóng gói hàng hóa đảm bảo an toàn, chắc chắn và phù hợp với tiêu chuẩn vận chuyển quốc tế.
- Làm thủ tục hải quan xuất khẩu: Hoàn tất các thủ tục hải quan xuất khẩu trước khi giao hàng cho hãng vận chuyển.
Bước 6: Giao hàng
- Giao hàng tại cảng: Giao hàng đến cảng đúng theo lịch trình đã thống nhất với hãng vận chuyển.
Kết luận
Như vậy là qua bài viết này, MDCT đã giúp bạn hiểu rõ được booking là gì và quy trình làm booking cho hàng hóa xuất nhập khẩu. Việc thực hiện Booking trong xuất nhập khẩu đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ. Nắm rõ quy trình và lưu ý những điểm quan trọng sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro không mong muốn.
