Nhập khẩu hàng hóa đường biển là phương thức áp dụng được cho tất cả các loại hàng hóa và từ tất cả các quốc gia. Tuy nhiên, đây cũng là phương thức vận tải phức tạp nhất. Trong bài viết này, MDCT Logistics sẽ hướng dẫn quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển cho các chủ hàng nắm được.
QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN
Sau khi ký kết hợp đồng thương mại với nhà cung cấp, người mua cần thực hiện các bước tiếp theo để tiến hành nhập khẩu và đưa lô hàng về.
1. Đặt lịch tàu
Khi nhập hàng hóa đường biển theo các điều kiện nhóm E và F trong Incoterm, người mua cần thực hiện nghiệp vụ đặt lịch tàu. Các hãng tàu thường sẽ cần 1 tuần để sắp xếp chỗ nên chủ hàng cần liên hệ đặt lịch sớm. Đồng thời, để tránh việc bị chậm, chủ hàng cũng cần thông báo với nhà cung cấp về thời gian tàu chạy để đối tác đóng hàng đưa tới cảng trong thời gian quy định.
Các thông tin cần thiết khi đặt tàu:
- Cảng đi (Port of lading): Nơi hàng hóa được xếp lên tàu
- Cảng chuyển tải: Nếu chủ hàng và hãng tàu thống nhất phưng thức chuyển tải (transit) thay vì đi thẳng (direct)
- Cảng đến: Nơi hàng hóa được vận chuyển tới
- Thông tin hàng hóa: Tên hàng, trọng lượng, kích thước
- Thời gian đóng hàng: Thời gian mà hàng hóa đã sẵn sàng để vận chuyển
- Thời gian tàu chạy (ETD): ngày dự kiến tàu xuất phát
Sau khi đã nhận được lịch tàu (booking), chủ hàng cần kiểm tra lại tất cả các thông tin. Nếu có sai sót, cần yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa lại booking.
2. Theo dõi quá trình đóng hàng
Các chủ hàng cần yêu cầu nhà cung cấp hoặc các đơn vị fowarder – nơi mình sử dụng dịch vụ nhập khẩu, thực hiện cập nhật tình trạng cũng như tiến độ đóng hàng. Nếu quá trình đóng hàng chậm, đơn hàng có thể bị lỡ lịch vận chuyển với hãng tàu hoặc bị phát sinh thêm chi phí.
Ngoài ra, chủ hàng cũng cần yêu cầu ảnh chụp container rỗng. Do container là tài sản của hãng tàu nên việc chụp lại hình ảnh của container trước khi đóng hàng sẽ là bằng chứng đảm bảo chúng không bị hư hại gì. Đối với hàng đông lạnh thì cần có ảnh chụp bảng nhiệt độ.
3. Nhận và kiểm tra hồ sơ chứng từ liên quan
Tùy thuộc vào loại hàng hóa và quốc gia xuất khẩu mà một lô hàng cần có những hồ sơ chứng từ khác nhau. Chủ hàng cần yêu cầu các đối tác gửi bản nháp để kiểm tra trước khi phát hành chính thức. Nếu có bất kỳ một lỗi nhỏ nào ở một giấy tờ liên quan thì lô hàng có thể gặp rắc rối với cơ quan hải quan, kéo dài thời gian hoặc thậm chí không được thông quan.
4. Nhận thông báo hàng đến
Trước khi hàng cập cảng đến tối thiểu 1 ngày, hãng tàu sẽ phát hành thông báo hàng đến (Arrival Notice) nhằm thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng. Chủ hàng sẽ sắp xếp vận tải và chứng từ liên quan để đến cơ quan hải quan làm thủ tục nhập khẩu và lấy hàng. Chứng từ cần thiết để lấy lệnh giao hàng (Delivery Order) bao gồm: giấy giới thiệu, hóa đơn gốc, giấy ủy quyền (nếu người lấy hàng không phải chủ hàng).
5. Đăng ký các giấy tờ, chứng nhận lên quan
Tùy thuộc vào từng loại hàng, mã HS code… theo quy định của nhà nước mà chủ hàng cần đăng ký để nhận những chứng từ có liên quan. Những chứng từ này sẽ được kiểm tra bởi hải quan trong quá trình thông quan lô hàng.
6. Khai báo hải quan
Các giấy tờ cần chuẩn bị để khai báo hải quan bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Commercial contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
- Vận đơn (Bill of lading)
- Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of original) (nếu có)
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Việc mở tờ khai hải quan sẽ được thực hiện trên hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để khai báo được, người nhập khẩu cần có tài khoản và chữ ký số để đăng nhập và gửi tờ khai đi. Người nhập khẩu phải chú ý đến mã HS của hàng hóa để đảm bảo đúng loại hàng hóa được nhập và áp đúng mức thuế theo quy định. Việc áp mã sai có thể khiến doanh nghiệp bị phạt hành chính và quy vào việc gian lận thuế hoặc khiến doanh nghiệp phải đóng mức thuế cao hơn thông thường.
7. Lấy hàng
Sau khi hàng hóa được thông quan xong, chủ hàng sẽ mang lệnh giao hàng DO đến lấy hàng từ cảng, bãi hàng hoặc địa điểm rút công nếu là hàng lẻ và mang về kho của mình. Các chi phí và dịch vụ phát sinh trong thời gian hàng hóa nằm chờ tại cảng rất cao nên chủ hàng cần lưu ý thực hiện các nghiệp vụ nhận hàng trong thời gian sớm nhất có thể.
8. Rút hàng và trả vỏ contatiner rỗng
Khi hàng hóa về tới nơi, chủ hàng cần tiến hành kiểm tra seal, tình trạng container để đảm bảo hàng hóa và container còn nguyên vẹn, không bị hư hại. Rút hàng hóa xong, container sẽ được vận chuyển trả về cảng. Đến bước này, việc nhập khẩu hàng hóa đã thực hiện xong.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển có rất nhiều hồ sơ và chứng từ quan trọng. Chủ hàng cần lưu trữ chúng để đối chiếu, khiếu nại nếu có các vấn đề phát sinh. Bao gồm: hồ sơ hải quan, hồ sơ đăng ký hàng hóa miễn thuế, hồ sơ xét giảm thuế, hoàn thuế, chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật của hàng hóa, chứng từ kế toán…
Trên đây là toàn bộ quy trình nhập khẩu một lô hàng đường biển về Việt Nam. Trong quá trình thực hiện những bước trên, sẽ có phát sinh những yếu tố khác, yêu cầu sự chuyên nghiệp và linh hoạt xử lý của nhân viên xuất nhập khẩu. Tại MDCT Logistics, đội ngũ nhân viên đều có kiến thức tốt về xuất nhập khẩu và kinh nghiệm xử lý nhiều đơn hàng. Chính vì vây, các chủ hàng có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ của MDCT Logistics trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.
