Chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các tài liệu, giấy tờ liên quan đến quá trình xuất khẩu hàng hóa từ một quốc gia đến quốc gia khác. Các chứng từ này có chức năng giúp đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi và đúng thời hạn, bảo vệ quyền lợi của người xuất khẩu và nhà nhập khẩu, đồng thời cung cấp cho các cơ quan hải quan và chính quyền các thông tin cần thiết về hàng hóa và giao dịch thương mại.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những gì?
Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
Hợp đồng thương mại là văn bản thỏa thuận mọi quyền và nghĩa vụ của các bên với nhau. Các nội dung bắt buộc trong hợp đồng thương mại là:
- Số lượng, chất lượng
- Giá, phương thức thanh toán
- Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng
- Quyền, nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm do vi phạm hợp đồng
- Phạt vi phạm hợp đồng
- Các nội dung khác
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại và chứng từ có giá trị thanh toán, người bán dùng để yêu cầu người mua thanh toán, hải quan dùng để xác định giá trị nhập khẩu. Nội dung cơ bản của hóa đơn thương mại:
- Số hóa đơn và ngày lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ người bán và người mua
- Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, thành tiề
- Điều kiện giao hàng và thanh toán
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Packing list là danh sách kiện hàng được giao nhận, dùng để kiểm kê hàng hóa tại đầu nhập khẩu. Thông tin trên phiếu đóng gói hàng hóa sẽ giúp xác định được bố trí chỗ xếp dỡ, phương tiện vận tải và xếp dỡ cho phù hợp. Ngoài ra, trong trường hợp hàng hóa cần phải kiểm tra, sẽ tìm được mặt hàng cụ thể nào được đóng trong kiện hàng nào. Thông tin cơ bản trên Packing list:
- Cảng xếp dỡ, số tàu vận chuyển
- Số kiện, trọng lượng và thể tích
- Hình thức đóng gói hàng hóa trong mỗi kiện
Vận đơn (Bill of lading)
Vận đơn là chứng từ xác nhận vận chuyển từ cảng khởi hành đến cảng đích, là căn cứ để bên vận tải có trách nhiệm với chủ hàng. Vận đơn có những thông tin chính như:
- Người vận chuyển, người nhận hàng
- Cảng đi cảng đến, số tàu vận chuyển
- Tổng số kiện hàng, số cont hàng
Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Là chứng từ kê khai với cơ quan hải quan cả ở đầu xuất khẩu và nhập khẩu. Có 3 loại tờ khai cơ bản:
- Tờ khai luồng xanh: Không bị kiểm tra hồ sơ hoặc hàng hóa
- Tờ khai luồng vàng: Bị kiểm tra hồ sơ xuất nhập khẩu của lô hàng, không bị kiểm tra hàng hóa
- Tờ khai luồng đỏ: Vừa bị kiểm tra hồ sơ xuất nhập khẩu vừa bị kiểm tra thực tế hàng hóa.
Những kinh nghiệm làm chứng từ xuất nhập khẩu
- Xác định các bộ chứng từ cần thiết: Cần xác định những giấy tờ cần thiết cho từng đơn hàng cụ thể, vào thị trường đích
- Thực hiện các thủ tục đăng kí và xin giấy cấp phép, bao gồm: Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu, giấy phép sản xuất, giấy phép tiêu chuẩn chất lượng…
- Chuẩn bị các giấy tờ mà nước đích yêu cầu, như: các mẫu chứng từ, số lượng bản chứng từ, thời gian-hiệu lực của chứng từ, các thông tin trong chứng từ
- Kiểm tra xác minh thông tin hàng hoá: về mã HS; tên và số lượng hàng hoá, giá trị hàng, thông tin thông số kỹ thuật và các thông tin liên quan đến hàng hoá.
- Thời gian và chứng từ cần được chú trọng: vì tránh được chậm thời gian hoặc mất chứng từ
- Ngôn ngữ: ngôn ngữ phù hợp với yêu cầu của nước chủ đích, tránh những ngôn ngữ, ngôn từ gây hiểu nhầm
- Sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm Chứng từ của các công ty dịch vụ Xuất nhập khẩu
Để hỗ trợ các đơn vị là cá nhân, hộ kinh doanh, đơn vị nhỏ trong việc mua bán hàng hóa quốc tế, công ty Xuất nhập khẩu MDCT cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu hai đầu. Với đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm và tận tâm, Chúng tôi tự tin mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho Qúy khách hàng, để các chuyến hàng xuất nhập khẩu đều có thể được thực hiện dễ dàng và thành công!
