Trong quá trình nhập khẩu, không phải lô hàng nào cũng được thông quan ngay sau khi khai báo. Một số trường hợp, Hải quan có thể yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa dựa trên quy định và cơ chế quản lý rủi ro. Khi gặp tình huống này, doanh nghiệp không nên quá lo lắng nhưng cũng không nên để hàng chờ xử lý mà chưa xác định nguyên nhân. Chuẩn bị đúng hồ sơ, phối hợp kiểm tra và xử lý kịp thời sẽ giúp hạn chế thời gian lưu hàng và các chi phí phát sinh.
1. Hàng Bị Hải Quan Giữ Để Kiểm Tra Là Gì?
“Hải quan giữ hàng để kiểm tra” thường được doanh nghiệp sử dụng để chỉ trường hợp lô hàng chưa thể hoàn tất thủ tục thông quan vì cơ quan Hải quan cần thực hiện thêm bước kiểm tra theo quy định.
Việc kiểm tra có thể liên quan đến hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Với kiểm tra thực tế, nội dung có thể bao gồm đối chiếu tên hàng, mã số, số lượng, trọng lượng, chủng loại, chất lượng, xuất xứ, nhãn hàng hóa và sự phù hợp giữa hàng thực tế với hồ sơ khai báo.
Vì vậy, hàng bị giữ để kiểm tra không đồng nghĩa với việc hàng hóa chắc chắn vi phạm. Kết quả cuối cùng phụ thuộc vào nội dung kiểm tra và hồ sơ của từng lô hàng.
2. Vì Sao Hải Quan Có Thể Yêu Cầu Kiểm Tra Hàng Hóa?
Hải quan áp dụng cơ chế quản lý rủi ro trong quá trình kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu. Tùy kết quả đánh giá và thông tin liên quan đến lô hàng, mức độ kiểm tra có thể khác nhau.
Một số vấn đề thường khiến doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý gồm:
- Thông tin khai báo chưa rõ ràng hoặc có dấu hiệu chưa phù hợp.
- Mã HS cần được kiểm tra, đối chiếu.
- Số lượng, trọng lượng hoặc chủng loại thực tế cần xác minh.
- Xuất xứ, nhãn hàng hóa hoặc thông tin trên hàng cần được đối chiếu.
- Hồ sơ có nội dung cần bổ sung hoặc làm rõ.
- Hàng thuộc diện phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành theo quy định.
Doanh nghiệp cần căn cứ vào chỉ thị và yêu cầu xử lý cụ thể của cơ quan Hải quan thay vì tự suy đoán nguyên nhân.
Có thể tham khảo: Quy Trình Khai Báo Hải Quan Hàng Hóa Nhập Khẩu Từ A–Z
3. Quy Trình Xử Lý Hàng Bị Hải Quan Giữ Để Kiểm Tra
Bước 1: Xác định chính xác lý do hàng bị kiểm tra
Trước tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái tờ khai và yêu cầu xử lý từ cơ quan Hải quan để biết lô hàng đang vướng ở khâu nào.
Không nên ngay lập tức sửa hồ sơ hoặc cung cấp thêm tài liệu khi chưa xác định rõ Hải quan đang yêu cầu kiểm tra nội dung gì.
Xác định đúng nguyên nhân là bước quan trọng nhất để tránh xử lý sai hướng.
Bước 2: Rà soát lại toàn bộ hồ sơ
Doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin trên tờ khai với bộ chứng từ của lô hàng, đặc biệt là:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Vận đơn.
- Hợp đồng và chứng từ liên quan.
- Thông tin về xuất xứ.
- Tài liệu kỹ thuật, catalogue nếu cần.
- Giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc trường hợp áp dụng.
Mục tiêu là bảo đảm thông tin khai báo và chứng từ thống nhất với hàng hóa thực tế.
Bước 3: Chuẩn bị hàng để kiểm tra thực tế nếu được yêu cầu
Nếu lô hàng thuộc diện kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần phối hợp đưa hàng đến đúng địa điểm và chuẩn bị điều kiện để cơ quan Hải quan thực hiện kiểm tra.
Đối với hàng container, quy trình thực tế có thể bao gồm việc đưa container đến địa điểm kiểm tra theo yêu cầu và phối hợp với cảng, kho, bãi. Quy định hiện hành cũng đặt trách nhiệm cho các bên liên quan trong việc đưa hàng đến khu vực kiểm tra và phối hợp chứng kiến, xác nhận quá trình kiểm tra.
Bước 4: Phối hợp giải trình khi có nội dung cần làm rõ
Nếu kết quả kiểm tra cho thấy thông tin thực tế chưa phù hợp với khai báo, doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan Hải quan để làm rõ.
Tùy trường hợp, có thể liên quan đến tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, xuất xứ, trị giá hoặc các chính sách quản lý hàng hóa.
Không nên tự ý thay đổi thông tin khai báo nếu chưa xác định rõ căn cứ và hướng xử lý.
Bước 5: Hoàn tất xử lý và thực hiện thông quan
Sau khi hoàn thành kiểm tra và xử lý các vấn đề liên quan, cơ quan Hải quan sẽ cập nhật kết quả trên hệ thống và thực hiện các bước tiếp theo theo quy định.
Nếu lô hàng đáp ứng điều kiện thông quan, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các thủ tục cần thiết để đưa hàng ra khỏi khu vực giám sát.
Đối với trường hợp còn phải thực hiện thêm thủ tục khác, doanh nghiệp cần hoàn tất yêu cầu tương ứng trước khi lô hàng được xử lý tiếp.
4. Hải Quan Kiểm Tra Hàng Trong Bao Lâu?
Thời gian xử lý phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ, tính chất hàng hóa và mức độ kiểm tra.
Theo quy trình hiện hành, thời hạn hoàn thành kiểm tra thực tế hàng hóa được quy định cụ thể; trường hợp lô hàng số lượng lớn, nhiều chủng loại hoặc việc kiểm tra phức tạp có thể được gia hạn theo quy định. Nếu hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, thời gian còn phụ thuộc vào kết quả kiểm tra của cơ quan chuyên ngành.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định rằng mọi lô hàng kiểm tra thực tế đều có cùng thời gian xử lý.
5. Doanh Nghiệp Có Thể Phát Sinh Chi Phí Gì?
Việc hàng phải kiểm tra không chỉ ảnh hưởng đến thời gian thông quan mà còn có thể làm tăng chi phí Logistics nếu kéo dài.
Tùy tình huống, doanh nghiệp có thể phải tính đến các khoản như chi phí kiểm tra, nâng hạ, lưu kho/lưu bãi, lưu container hoặc vận chuyển phát sinh.
Đặc biệt, với hàng container, nếu thời gian xử lý kéo dài vượt thời gian miễn phí, doanh nghiệp có nguy cơ phát sinh thêm Demurrage, Detention hoặc Storage.
Vì vậy, khi hàng bị giữ để kiểm tra, doanh nghiệp nên xử lý hồ sơ càng sớm càng tốt thay vì chờ đến khi các khoản phí bắt đầu phát sinh.
Có thể tham khảo: Rủi Ro Khi Kéo Dài Thời Gian Nhận Hàng Doanh Nghiệp Cần Biết
6. Làm Gì Để Hạn Chế Tình Trạng Hàng Bị Giữ Để Kiểm Tra?
Không thể loại bỏ hoàn toàn khả năng lô hàng được kiểm tra, nhưng doanh nghiệp có thể giảm rủi ro phát sinh do sai sót chủ quan.
Trước khi hàng về Việt Nam, nên kiểm tra kỹ:
Tên hàng → HS Code → số lượng → trị giá → xuất xứ → nhãn hàng hóa → hồ sơ nhập khẩu → chính sách quản lý chuyên ngành.
Đồng thời, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ chứng từ và bảo đảm thông tin trên chứng từ thống nhất với hàng hóa thực tế.
Nếu sử dụng dịch vụ Logistics/Forwarder, cần lựa chọn đơn vị có khả năng phối hợp từ khâu chứng từ, khai báo đến xử lý khi phát sinh kiểm tra, thay vì chỉ thực hiện riêng phần vận chuyển.
7. Kết Luận
Hàng bị Hải quan giữ để kiểm tra không đồng nghĩa với việc lô hàng chắc chắn có vi phạm. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định đúng nội dung kiểm tra, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và phối hợp xử lý kịp thời.
Chủ động kiểm tra chứng từ, HS Code, xuất xứ, nhãn hàng hóa và chính sách nhập khẩu ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro chậm thông quan và các chi phí Logistics phát sinh.
8. Câu Hỏi Thường Gặp
Hàng bị Hải quan giữ để kiểm tra có phải là hàng vi phạm không?
Không nhất thiết. Việc kiểm tra có thể nhằm đối chiếu hồ sơ và hàng hóa thực tế theo cơ chế quản lý rủi ro. Kết luận phụ thuộc vào kết quả kiểm tra.
Khi hàng bị kiểm tra, doanh nghiệp cần làm gì đầu tiên?
Trước tiên cần xác định chính xác yêu cầu của cơ quan Hải quan, sau đó rà soát hồ sơ và chuẩn bị hàng theo yêu cầu kiểm tra.
Hàng bị kiểm tra có phát sinh phí không?
Có thể phát sinh tùy trường hợp, đặc biệt nếu thời gian xử lý kéo dài dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi hoặc lưu container.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết về quy trình xử lý hàng bị Hải quan giữ để kiểm tra. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ các bước cần thực hiện, những hồ sơ cần chuẩn bị và cách hạn chế thời gian, chi phí phát sinh trong quá trình thông quan.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn khi hàng bị Hải quan kiểm tra, cần hỗ trợ xử lý hồ sơ, khai báo hải quan hay kiểm soát chi phí phát sinh, bạn có thể liên hệ để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
MDCT Logistics
☎️ Hotline: 0865 763 169
💬 Fanpage: https://www.facebook.com/MDCT.vn/
🌐 Website: https://mdctlogistics.com.vn/
📍 Địa chỉ: Tòa AC Building, số 3 ngõ 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
