Tờ khai hải quan là một trong những giấy tờ rất quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa cho dù là ở bất kỳ ngành hàng nào. Bất kỳ lô hàng nào khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải truyền tờ khai hải quan để có được tờ khai hải quan và làm thủ tục hải quan nếu muốn thông quan thành công. Vậy tờ khai hải quan là gì và nó bao gồm những gì? Hãy cùng MDCT Logistics tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!
Tờ khai hải quan là gì?
Tờ khai hải quan là một loại chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu, là một trong những hồ sơ hải quan bắt buộc phải có để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa. Tờ khai hải quan còn được gọi là tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu.
Tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàng hóa (hoặc người được ủy thác) kê khai chi tiết về hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu với cơ quan hải quan. Nó chứa các thông tin quan trọng như:
- Thông tin về người xuất khẩu và nhập khẩu
- Mô tả hàng hóa (tên, số lượng, trọng lượng, giá trị, xuất xứ...)
- Mã HS của hàng hóa
- Các loại thuế và phí liên quan
Hiểu một cách đơn giản thì khi bạn muốn đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam (nhập khẩu) hoặc đưa hàng hóa từ Việt Nam ra nước ngoài (xuất khẩu), bạn cần phải khai báo thông tin về hàng hóa đó cho cơ quan hải quan. Tờ khai hải quan chính là phương tiện để bạn thực hiện việc khai báo này.
Tầm quan trọng của tờ khai hải quan
Không chỉ là một phần của quy trình xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan còn đảm bảo rằng mọi hoạt động giao thương đều tuân thủ pháp luật. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để xác định các nghĩa vụ thuế, phí của doanh nghiệp.
Việc truyền tờ khai hải quan là bắt buộc để thực hiện bất kỳ hoạt động xuất nhập khẩu nào. Nếu không thực hiện việc này, toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu sẽ bị đình trệ. Hiện nay, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm chuyên dụng để truyền tờ khai hải quan điện tử. Hai phần mềm phổ biến nhất là Hệ thống phần mềm ECUS5VNACCS do công ty Thái Sơn cung cấp và Phần mềm hải quan điện tử FPT.TQDT của FPT. Trong đó, phần mềm của Thái Sơn (ECUS5VNACCS) được sử dụng rộng rãi hơn bởi đa số các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Phân luồng tờ khai hải quan
Sau khi truyền tờ khai, cơ quan hải quan sẽ phản hồi kết quả phân luồng. Doanh nghiệp cần in tờ khai này và chuẩn bị kèm theo bộ chứng từ cần thiết để thực hiện thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa.
Có 3 loại kết quả sau khi phân luồng tờ khai bao gồm:
- Luồng xanh: Cách doanh nghiệp đều mong muốn được vào tờ khai luồng xanh. Doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa.
- Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Theo quy định, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa đối với các hàng hóa xuất nhập khẩu của chủ hàng chấp hành tốt pháp luật về hải quan, máy móc, thiết bị thuộc diện miễn thuế của dự án đầu tư trong và ngoài nước, hàng hóa từ nước ngoài đưa vào khu thương mại tự do, hàng hóa thuộc các trường hợp đặc biệt do thủ tướng chính phủ quyết định.
- Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng.
Kiểm tra hàng hóa bao gồm:
- Kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng: Được tiến hành nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng, nếu không có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
- Kiểm tra thực tế 10% lô hàng: hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng cơ quan hải quan qua phân tích thông tin phát hiện thấy có dấu hiệu sai phạm, tiến hành kiểm tra nếu không sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra.
- Kiểm tra toàn bộ lô hàng: đối với hàng hóa có chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan.
Các thành phần của tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là một chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Nó chứa nhiều thông tin chi tiết về hàng hóa và quá trình vận chuyển. Các thành phần của tờ khai hải quan có thể được chia thành các nhóm chính sau:
1. Thông tin chung về tờ khai:
- Số tờ khai: Mã số duy nhất được cấp cho mỗi tờ khai, giúp quản lý và theo dõi.
- Mã phân loại kiểm tra: Cho biết mức độ kiểm tra của cơ quan hải quan đối với lô hàng (ví dụ: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ).
- Mã loại hình: Xác định loại hình xuất nhập khẩu (ví dụ: xuất khẩu kinh doanh, nhập khẩu đầu tư, tạm nhập tái xuất...).
- Mã chi cục hải quan: Mã số của chi cục hải quan nơi đăng ký tờ khai.
- Ngày đăng ký tờ khai: Ngày tờ khai được đăng ký với cơ quan hải quan.
- Số tham chiếu, ngày giờ gửi: Số do hệ thống cấp tự động khi người khai gửi dữ liệu khai hải quan điện tử.
2. Thông tin về người xuất khẩu và nhập khẩu:
- Tên và địa chỉ: Tên đầy đủ và địa chỉ của doanh nghiệp hoặc cá nhân xuất khẩu và nhập khẩu.
- Mã số thuế: Mã số thuế của doanh nghiệp.
- Thông tin liên hệ: Số điện thoại, số fax, email (nếu có).
3. Thông tin về hàng hóa:
- Tên hàng hóa: Tên gọi đầy đủ và mô tả chi tiết về hàng hóa.
- Mã HS (Harmonized System): Mã số phân loại hàng hóa theo hệ thống hài hòa quốc tế, giúp xác định thuế suất và các quy định liên quan.
- Số lượng: Số lượng hàng hóa.
- Đơn vị tính: Đơn vị đo lường hàng hóa (ví dụ: kg, mét, chiếc...).
- Trọng lượng: Trọng lượng tịnh (net weight) và trọng lượng cả bì (gross weight).
- Giá trị: Giá trị hàng hóa.
- Xuất xứ: Nước xuất xứ của hàng hóa.
- Mô tả chi tiết: Mô tả kỹ hơn về đặc điểm, chất liệu, công dụng của hàng hóa.
- Hàng có thuộc hàng có điều kiện hay không? (phải kiểm tra chất lượng, hàng phải xin giấy phép, hàng kiểm dịch, hàng phải khai báo hóa chất...)
4. Thông tin về vận chuyển:
- Phương tiện vận chuyển: Tên phương tiện vận chuyển hàng hóa (ví dụ: tàu biển, máy bay, ô tô...).
- Số vận đơn (Bill of Lading), số vận tải đơn (Airway Bill): Mã số vận đơn hoặc vận tải đơn.
- Cảng xếp hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Tên các cảng liên quan đến quá trình vận chuyển.
- Địa điểm lưu kho và địa điểm xếp dỡ hàng.
5. Thông tin về thuế và các khoản phí:
- Thuế nhập khẩu (nếu có): Số tiền thuế nhập khẩu phải nộp.
- Thuế giá trị gia tăng (VAT): Số tiền thuế VAT phải nộp.
- Các loại thuế và phí khác (nếu có): Ví dụ như thuế tiêu thụ đặc biệt, phí hải quan...
6. Các chứng từ kèm theo:
Tờ khai hải quan thường đi kèm với một bộ chứng từ, bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ chứng minh giá trị hàng hóa.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết số lượng và cách đóng gói hàng hóa.
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Thỏa thuận giữa người mua và người bán.
- Chứng từ vận tải (Bill of Lading, Airway Bill): Chứng từ chứng minh việc vận chuyển hàng hóa.
- Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
- Giấy phép xuất khẩu/nhập khẩu (nếu có): Giấy phép do cơ quan có thẩm quyền cấp cho một số mặt hàng đặc biệt.
- Giấy kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Giấy chứng nhận chất lượng, kiểm dịch...
7. Phần dành cho cơ quan hải quan:
- Xác nhận của hải quan giám sát: Ghi chép của công chức hải quan giám sát hàng hoá xuất khẩu.
- Hình thức kiểm tra: Được đánh dấu vào ô tương ứng tại mục hình thức kiểm tra.
Cách ghi tiêu thức trong tờ khai như thế nào?
Việc ghi các tiêu thức trong tờ khai hải quan đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ theo quy định của pháp luật hải quan. Để tránh tình trạng bị nhầm lẫn nội dung cũng như việc kê khai chuẩn chỉnh nhất, không mất thời gian cho chủ hàng, bạn cần làm đúng theo các yêu cầu trong tờ khai như sau.
Góc trái của tờ khai: Người khai hải quan ghi rõ tên Chi cụ Hải quan đang ký tờ khai, Chi cục hải quan cửa khẩu xuất khẩu.
Ở phần giữa của tờ khai:
- Số tham chiếu và ngày giờ gửi: đây là số do hệ thống cấp tự động cho mỗi tờ khai khi người khai hải quan gửi dữ liệu khai báo hải quan điện tử tới hệ thống để đăng ký kê khai hàng hóa xuất khẩu.
- Số tờ khai, ngày giờ đăng ký: phần này là số thứ tự của số đăng ký tờ khai hàng ngày theo từng loại hình xuất khẩu tại từng Chi cục Hải quan do hệ thống đã tự động ghi lại. Với trường hợp cần ghi thủ công thì công chức Hải quan sẽ ghi đầy đủ cả số tờ khai, kỹ thiệu loại hình xuất khẩu hàng hóa, ký hiệu Chi cục hải quan đăng ký theo trật tự: Số tờ khai/XK/loại hình/đơn vị đăng ký tờ khai, số lượng phụ lục tờ khai và ký tên đóng dấu công chức.
Phần bên phải tờ khai:
- Phương thức thủ công: công chức hải quan sẽ tiếp nhận đăng ký tờ khai hàng hóa xuất khẩu ký tên và đóng dấu công chức.
- Phương thức điện tử: tự động sẽ ghi tên hoặc số ký hiệu của công chức đã tiếp nhận tờ khai.
Cách truyền tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm Vnaccs
Việc truyền tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm VNACCS là một bước quan trọng trong quy trình thông quan hàng hóa. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện, bao gồm các bước chuẩn bị và quy trình truyền tờ khai. Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều dùng phần mềm Ecus5 – Vnaccs để Khai báo Hải quan. Vì vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng phần mềm này trong việc khai báo hải quan điện tử.
Chuẩn bị trước khi truyền tờ khai:
-
Chữ ký số: Doanh nghiệp cần có chữ ký số đã được đăng ký với Tổng cục Hải quan. Chữ ký số này dùng để xác thực tính pháp lý của tờ khai điện tử.
-
Phần mềm khai hải quan: Cài đặt phần mềm khai hải quan VNACCS (ví dụ: ECUS5VNACCS của Thái Sơn). Đảm bảo phần mềm đã được cập nhật phiên bản mới nhất.
-
Tài khoản VNACCS: Doanh nghiệp cần có tài khoản truy cập hệ thống VNACCS. Tài khoản này được cấp sau khi doanh nghiệp đăng ký với cơ quan hải quan.
-
Kết nối internet: Đảm bảo máy tính kết nối internet ổn định trong suốt quá trình truyền tờ khai.
-
Bộ chứng từ đầy đủ: Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan đến lô hàng, bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có)
- Các giấy phép, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
- Các chứng từ khác theo yêu cầu của từng loại hàng hóa.
Các bước truyền tờ khai trên phần mềm ECUS5VNACCS (ví dụ):
- Khởi động phần mềm: Mở phần mềm ECUS5VNACCS trên máy tính.
- Đăng nhập: Nhập thông tin tài khoản VNACCS và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.
- Chọn loại hình tờ khai: Chọn loại hình tờ khai phù hợp (nhập khẩu, xuất khẩu, tạm nhập tái xuất,...).
- Nhập dữ liệu tờ khai: Nhập đầy đủ và chính xác các thông tin vào tờ khai theo hướng dẫn của phần mềm và quy định của hải quan. Các thông tin bao gồm:
- Thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu
- Thông tin hàng hóa (tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, giá trị, xuất xứ,...)
- Thông tin vận chuyển (phương tiện, cảng đi/đến,...)
- Thông tin về thuế và các khoản phí.
- Kiểm tra dữ liệu: Sau khi nhập xong, kiểm tra kỹ lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo tính chính xác.
- Ký số tờ khai: Sử dụng chữ ký số để ký vào tờ khai điện tử.
- Truyền tờ khai: Chọn chức năng "Truyền tờ khai" trên phần mềm để gửi tờ khai đến hệ thống VNACCS của cơ quan hải quan.
- Theo dõi kết quả: Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ trả về kết quả xử lý. Doanh nghiệp cần theo dõi kết quả này để biết tờ khai đã được tiếp nhận hay chưa, và thuộc luồng xử lý nào (xanh, vàng, đỏ).
Kết luận
Tờ khai hải quan đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế. Để đảm bảo quy trình này diễn ra suôn sẻ, người khai báo cần nắm rõ các quy định, chuẩn bị kỹ lưỡng và sử dụng công nghệ hỗ trợ. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các quy trình làm thủ tục xuất nhập khẩu và hỗ trợ vận chuyển về đến tận tay.
