Khi hàng nhập khẩu sắp cập cảng, Arrival Notice là một trong những chứng từ/thông báo doanh nghiệp cần kiểm tra sớm. Tuy nhiên, không ít người chỉ nhìn vào ngày tàu đến mà bỏ qua các thông tin về Local Charge, Free Time, số container hoặc thời hạn lấy hàng. Đây có thể là nguyên nhân khiến doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí và chậm kế hoạch nhận hàng. Vậy Arrival Notice là gì, đọc như thế nào và cần kiểm tra những thông tin nào? Cùng MDCT tìm hiểu ngay dưới đây.
1. Arrival Notice là gì?
Arrival Notice (Thông báo hàng đến) là thông báo do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận gửi cho bên nhận hàng khi lô hàng sắp đến cảng đích.
Mục đích của Arrival Notice là giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị các công việc tiếp theo như kiểm tra thông tin lô hàng, thanh toán các khoản phí liên quan, làm thủ tục hải quan, lấy D/O và sắp xếp phương tiện nhận hàng.
Arrival Notice không có một mẫu cố định cho mọi hãng tàu, vì nội dung có thể thay đổi tùy đơn vị phát hành và loại hình vận chuyển.
2. Vì sao doanh nghiệp cần kiểm tra Arrival Notice?
Arrival Notice không đơn thuần là thông báo “hàng sắp đến”. Đây là cơ sở để doanh nghiệp xác định lịch trình, thông tin lô hàng và các chi phí cần xử lý trước khi nhận hàng.
Nếu kiểm tra muộn, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng thông tin trên chứng từ không khớp, chưa chuẩn bị đủ hồ sơ hoặc không kịp lấy hàng trong thời gian miễn phí.
Đặc biệt, Free Time và các khoản Local Charge cần được kiểm tra ngay khi nhận Arrival Notice để chủ động kế hoạch lấy hàng và hạn chế chi phí phát sinh.
Có thể tham khảo: Những Khoản Phụ Phí Doanh Nghiệp Cần Dự Trù Khi Nhập Khẩu
3. Những thông tin quan trọng cần kiểm tra trên Arrival Notice
3.1. Consignee – Người nhận hàng
Kiểm tra tên Consignee trên Arrival Notice có chính xác và thống nhất với vận đơn hay không.
Nếu thông tin người nhận hàng bị sai, doanh nghiệp nên liên hệ ngay với hãng tàu, đại lý hoặc Forwarder để xác nhận và xử lý.
3.2. B/L Number – Số vận đơn
B/L No. là thông tin quan trọng để đối chiếu Arrival Notice với Bill of Lading.
Doanh nghiệp nên kiểm tra số vận đơn có đúng với lô hàng đang theo dõi hay không, đặc biệt khi cùng lúc nhập nhiều shipment.
3.3. Vessel/Voyage – Tên tàu và số chuyến
Thông tin này giúp xác định lô hàng đang đi trên chuyến tàu nào.
Nếu có thay đổi lịch tàu, doanh nghiệp cần cập nhật lại kế hoạch thông quan và nhận hàng thay vì chỉ dựa vào lịch dự kiến ban đầu.
3.4. POL/POD – Cảng đi và cảng đến
POL (Port of Loading) là cảng xếp hàng, còn POD (Port of Discharge) là cảng dỡ hàng.
Đây là thông tin cần kiểm tra để đảm bảo lô hàng đang được vận chuyển đúng tuyến và đến đúng cảng đã dự kiến.
3.5. ETA – Thời gian dự kiến tàu đến
ETA (Estimated Time of Arrival) là thời gian dự kiến tàu đến cảng đích.
Tuy nhiên, ETA có thể thay đổi do lịch tàu, thời tiết, tình trạng khai thác cảng hoặc các yếu tố khác. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn ETA mà cần kết hợp với tình trạng thực tế của shipment để lên kế hoạch nhận hàng.
3.6. Container Number & Seal Number
Với hàng container, cần đối chiếu:
- Số container.
- Số seal.
- Số lượng container.
- Thông tin hàng hóa nếu được thể hiện.
Việc kiểm tra trước giúp hạn chế nhầm container, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều lô hàng nhập khẩu trong cùng thời điểm.
3.7. Local Charges – Các khoản phí tại cảng đích
Đây là phần doanh nghiệp đặc biệt cần chú ý trên Arrival Notice.
Tùy hãng tàu và từng lô hàng, Local Charge có thể bao gồm các khoản như D/O Fee, THC, Handling, Documentation Fee, CIC...
Không phải Arrival Notice nào cũng thể hiện giống nhau hoặc bao gồm toàn bộ các khoản phí trên. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra bảng phí cụ thể được gửi kèm hoặc xác nhận trực tiếp với đơn vị phát hành.
3.8. Free Time – Thời gian miễn phí
Free Time là khoảng thời gian miễn phí được áp dụng theo điều kiện của hãng tàu/cảng đối với việc lưu container, lưu bãi hoặc lấy hàng tùy trường hợp.
Đây là thông tin rất quan trọng vì nếu doanh nghiệp xử lý chậm và vượt thời gian miễn phí, có thể phát sinh các khoản như Demurrage, Detention hoặc Storage tùy tình huống.
Lưu ý: Demurrage, Detention và Storage là các loại phí khác nhau, không nên hiểu đơn giản rằng tất cả đều là “phí lưu container”.
4. Nhận Arrival Notice rồi cần làm gì?
Sau khi nhận được Arrival Notice, doanh nghiệp nên xử lý theo trình tự:
Kiểm tra thông tin → đối chiếu B/L → kiểm tra ETA → rà soát Local Charge → xác nhận Free Time → chuẩn bị hồ sơ → hoàn tất thủ tục hải quan → thanh toán các khoản cần thiết → lấy D/O → sắp xếp nhận hàng.
Điểm quan trọng là không nên chờ đến khi tàu cập cảng mới bắt đầu kiểm tra Arrival Notice. Việc rà soát sớm giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý nếu phát hiện sai thông tin hoặc thiếu chứng từ.
5. Những lỗi thường gặp khi đọc Arrival Notice
5.1. Chỉ quan tâm đến ETA
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn ngày tàu đến nhưng không kiểm tra Free Time và các khoản phí. Khi phát hiện vấn đề thì thời gian miễn phí đã bị rút ngắn.
5.2. Không đối chiếu B/L và container
Nếu số vận đơn hoặc số container không đúng, việc xử lý nhận hàng có thể bị ảnh hưởng.
5.3. Nhầm giữa các loại phí
Demurrage, Detention và Storage có cách tính và thời điểm phát sinh khác nhau. Việc hiểu sai có thể khiến doanh nghiệp dự trù chi phí không chính xác.
5.4. Xử lý chứng từ quá muộn
Arrival Notice đến nhưng doanh nghiệp chưa chuẩn bị hồ sơ hoặc chưa triển khai thủ tục hải quan sẽ làm giảm thời gian chủ động xử lý lô hàng.
6. Arrival Notice khác gì Bill of Lading?
Hai chứng từ này có liên quan nhưng không giống nhau.
Bill of Lading (B/L) là chứng từ vận tải thể hiện các thông tin quan trọng của lô hàng và quan hệ vận chuyển giữa các bên.
Trong khi đó, Arrival Notice là thông báo hàng sắp đến, giúp bên nhận hàng chủ động chuẩn bị các bước cần thiết để nhận hàng tại cảng đích.
Do đó, doanh nghiệp nên đối chiếu Arrival Notice với B/L, thay vì sử dụng Arrival Notice như một chứng từ thay thế cho B/L.
Có thể tham khảo: Những Lỗi Chứng Từ Thường Gặp Trong Xuất Nhập Khẩu Doanh Nghiệp Cần Tránh
7. Làm gì khi Arrival Notice có thông tin sai?
Nếu phát hiện sai tên Consignee, số B/L, container, cảng đến hoặc các thông tin quan trọng khác, doanh nghiệp nên liên hệ ngay với hãng tàu, đại lý hoặc Forwarder phát hành Arrival Notice để xác nhận.
Không nên tự ý bỏ qua sai lệch, đặc biệt khi thông tin đó có thể ảnh hưởng đến thủ tục lấy hàng hoặc khai báo hải quan.
8. Kết luận
Arrival Notice là thông báo quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị cho quá trình nhận hàng nhập khẩu. Thay vì chỉ quan tâm đến ETA, doanh nghiệp nên kiểm tra đầy đủ B/L, container, cảng đến, Local Charge và đặc biệt là Free Time để hạn chế chậm trễ và chi phí ngoài dự kiến.
9. Câu hỏi thường gặp
Arrival Notice được gửi khi nào?
Thông thường, Arrival Notice được gửi khi lô hàng sắp đến cảng đích để bên nhận hàng chủ động chuẩn bị nhận hàng.
Arrival Notice có phải Bill of Lading không?
Không. Arrival Notice và Bill of Lading là hai loại chứng từ/thông báo có mục đích khác nhau.
Arrival Notice có thể hiện phí Local Charge không?
Có thể. Tuy nhiên, nội dung và các khoản phí thể hiện trên Arrival Notice phụ thuộc vào hãng tàu, đại lý hoặc Forwarder.
Free Time trên Arrival Notice có quan trọng không?
Có. Free Time giúp doanh nghiệp biết khoảng thời gian miễn phí áp dụng cho việc lấy hàng/lưu container hoặc lưu bãi theo điều kiện cụ thể, từ đó chủ động hạn chế phí phát sinh.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết về Arrival Notice. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn cách đọc và kiểm tra thông báo hàng đến.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về Arrival Notice, Local Charge, Free Time hoặc quy trình nhận hàng nhập khẩu, bạn có thể liên hệ MDCT để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
MDCT Logistics
☎️ Hotline: 0865 763 169
💬 Fanpage: https://www.facebook.com/MDCT.vn/
🌐 Website: https://mdctlogistics.com.vn/
📍 Địa chỉ: Tòa AC Building, số 3 ngõ 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
