Nếu đang có ý định tự nhập dầu gội, dầu xả, kem ủ tóc, serum tóc hoặc các sản phẩm chăm sóc tóc khác từ nước ngoài về Việt Nam, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến giá nhập và cước vận chuyển. Trước khi đặt hàng, cần xác định chính xác sản phẩm thuộc nhóm nào, chuẩn bị hồ sơ gì, có phải công bố mỹ phẩm hay không và cần đáp ứng những yêu cầu nào trước khi đưa hàng ra thị trường. Nếu bỏ qua những bước này, lô hàng có thể phát sinh vấn đề ngay tại khâu thông quan hoặc sau khi nhập khẩu.
1. Sản phẩm chăm sóc tóc có phải là mỹ phẩm không?
Theo quy định quản lý mỹ phẩm, sản phẩm được sử dụng để tiếp xúc với hệ thống lông tóc nhằm làm sạch, làm thơm, bảo vệ hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt có thể thuộc phạm vi mỹ phẩm. Vì vậy, nhiều sản phẩm chăm sóc tóc như dầu gội, dầu xả, sản phẩm tạo kiểu hoặc chăm sóc tóc thông thường có thể được quản lý theo quy định về mỹ phẩm.
Tuy nhiên, không nên mặc định mọi sản phẩm liên quan đến tóc đều là mỹ phẩm. Cần căn cứ vào thành phần, công dụng, cách thể hiện công dụng và hồ sơ sản phẩm để xác định đúng bản chất hàng hóa trước khi nhập. Đây là bước đầu tiên và cũng là bước rất quan trọng vì việc phân loại sản phẩm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ, chính sách quản lý và thủ tục nhập khẩu.
2. Muốn tự nhập sản phẩm chăm sóc tóc cần chuẩn bị gì?
Trước khi ký đơn hàng với nhà cung cấp, doanh nghiệp nên chuẩn bị đồng thời hồ sơ sản phẩm, hồ sơ doanh nghiệp và phương án nhập khẩu.
2.1. Xác định chính xác sản phẩm trước khi nhập
Trước tiên, cần thu thập thông tin đầy đủ từ nhà sản xuất:
- Tên sản phẩm và thương hiệu.
- Công dụng, mục đích sử dụng.
- Thành phần và tỷ lệ thành phần nếu có.
- Dạng sản phẩm và quy cách đóng gói.
- Nhà sản xuất, nước sản xuất.
- Hình ảnh bao bì, nhãn sản phẩm.
- Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật liên quan.
Những thông tin này giúp doanh nghiệp có cơ sở xác định sản phẩm thuộc nhóm mỹ phẩm hay nhóm hàng hóa khác, đồng thời phục vụ việc xác định mã HS và chính sách nhập khẩu. Không nên chỉ dựa vào tên gọi thương mại của sản phẩm để quyết định cách nhập khẩu.
2.2. Chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm
Nếu sản phẩm thuộc nhóm mỹ phẩm nhập khẩu để lưu thông tại Việt Nam, doanh nghiệp cần lưu ý yêu cầu về Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Theo Thông tư 06/2011/TT-BYT, mỹ phẩm nhập khẩu muốn lưu thông tại Việt Nam phải được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm còn hiệu lực. Khi làm thủ tục nhập khẩu, doanh nghiệp xuất trình Phiếu công bố theo quy định.
Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu về cơ bản gồm các tài liệu như:
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
- Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm.
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) đối với trường hợp thuộc yêu cầu.
- Các tài liệu liên quan khác theo hồ sơ sản phẩm.
Đặc biệt, giấy ủy quyền và CFS đối với mỹ phẩm nhập khẩu có các yêu cầu về hình thức, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định áp dụng.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng cung cấp hồ sơ của nhà sản xuất trước khi đặt hàng, thay vì mua hàng xong mới bắt đầu tìm giấy tờ.
2.3. Chuẩn bị Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF)
Một điểm thường bị bỏ qua khi tự nhập mỹ phẩm là PIF – Product Information File.
Theo quy định, mỗi sản phẩm mỹ phẩm khi đưa ra lưu thông trên thị trường phải có Hồ sơ thông tin sản phẩm được lưu giữ tại địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. PIF gồm 4 phần chính liên quan đến thông tin hành chính, chất lượng nguyên liệu, chất lượng thành phẩm, an toàn và hiệu quả sản phẩm.
Do đó, ngay từ khi làm việc với nhà máy, doanh nghiệp nên thống nhất khả năng cung cấp các tài liệu cần thiết cho PIF.
Đây cũng là một trong những lý do không nên chỉ hỏi nhà cung cấp về giá sản phẩm. Một nhà máy có giá tốt nhưng không hỗ trợ được hồ sơ cần thiết có thể khiến toàn bộ kế hoạch nhập khẩu gặp khó khăn.
2.4. Kiểm tra nhãn hàng hóa trước khi nhập
Nhãn cũng là nội dung cần kiểm tra trước khi hàng được vận chuyển. Doanh nghiệp nên đối chiếu thông tin thể hiện trên bao bì với hồ sơ sản phẩm, đặc biệt là:
Tên sản phẩm – công dụng – thành phần – thông tin nhà sản xuất – xuất xứ – hướng dẫn sử dụng – cảnh báo và các nội dung liên quan.
Việc chuẩn bị nhãn ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng hàng thực tế và hồ sơ không thống nhất, từ đó giảm nguy cơ phải xử lý lại khi hàng về Việt Nam.
2.5. Kiểm tra mã HS và chính sách nhập khẩu
Sau khi xác định đúng bản chất sản phẩm, doanh nghiệp cần tiếp tục xác định mã HS phù hợp.
Mã HS không chỉ được sử dụng để khai báo hải quan mà còn liên quan đến thuế và việc kiểm tra chính sách quản lý đối với hàng hóa.
Đối với sản phẩm chăm sóc tóc, không nên chọn mã HS chỉ dựa trên tên gọi hoặc tham khảo một mã hàng tương tự trên thị trường. Cần đối chiếu thành phần, công dụng, dạng sản phẩm và các quy định áp dụng để có cơ sở phân loại phù hợp.
2.6. Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu
Ngoài hồ sơ chuyên ngành, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị bộ chứng từ phục vụ quá trình nhập khẩu.
Thông thường cần kiểm tra các chứng từ như:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Vận đơn.
- Hợp đồng mua bán.
- C/O nếu có và nếu cần hưởng ưu đãi thuế.
- Hồ sơ công bố và các chứng từ liên quan đến sản phẩm.
Các chứng từ khác tùy theo phương thức vận chuyển và chính sách mặt hàng.
Điểm quan trọng là thông tin giữa các chứng từ phải thống nhất về tên hàng, số lượng, quy cách, nhà sản xuất, xuất xứ và các thông tin liên quan.
Có thể tham khảo: Làm Sao Giảm Chi Phí Logistics Mà Không Ảnh Hưởng Tiến Độ?
3. Quy trình tự nhập sản phẩm chăm sóc tóc về Việt Nam
Nếu doanh nghiệp muốn tự thực hiện, có thể hình dung quy trình theo các bước sau:
Bước 1: Tìm và đánh giá nhà cung cấp
Không chỉ so sánh giá, cần kiểm tra năng lực sản xuất và khả năng cung cấp hồ sơ sản phẩm.
Bước 2: Xác định bản chất và chính sách mặt hàng
Kiểm tra sản phẩm có thuộc nhóm mỹ phẩm hay không, xác định mã HS và các yêu cầu quản lý liên quan.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ công bố
Nếu thuộc nhóm mỹ phẩm nhập khẩu để lưu thông, thực hiện công bố sản phẩm theo quy định trước khi nhập hàng.
Bước 4: Kiểm tra chứng từ và nhãn
Đối chiếu thông tin trên sản phẩm, hồ sơ công bố và chứng từ thương mại.
Bước 5: Lựa chọn phương án vận chuyển
Tính toán cước vận chuyển, thời gian, phương thức giao nhận và các chi phí liên quan để xác định giá vốn thực tế.
Bước 6: Khai báo và làm thủ tục hải quan
Chuẩn bị hồ sơ, khai báo hàng hóa và thực hiện các bước thông quan theo quy định.
Bước 7: Nhận hàng và lưu hồ sơ
Sau khi hàng được thông quan, doanh nghiệp tiếp tục quản lý hồ sơ sản phẩm, chứng từ nhập khẩu và các tài liệu liên quan để phục vụ quá trình kinh doanh.
4. Những sai lầm thường gặp khi tự nhập sản phẩm chăm sóc tóc
Chỉ quan tâm đến giá nhập: Giá sản phẩm thấp chưa chắc giúp doanh nghiệp có giá vốn thấp. Cần tính thêm cước vận chuyển, thuế, phí thông quan, chi phí chứng từ và các khoản phát sinh.
Đặt hàng trước khi kiểm tra hồ sơ; Đây là rủi ro khá lớn. Nếu nhà cung cấp không thể cung cấp giấy ủy quyền, CFS hoặc các tài liệu cần thiết, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi hoàn thiện hồ sơ.
Nhầm sản phẩm nào cũng là mỹ phẩm: Tên gọi “hair care”, “hair treatment” hay “hair product” không tự động quyết định chính sách quản lý. Cần xem xét bản chất và công dụng thực tế của sản phẩm.
Không kiểm tra thông tin trên nhãn: Nhãn hàng hóa và hồ sơ không thống nhất có thể khiến doanh nghiệp phải xử lý lại trước hoặc trong quá trình nhập khẩu.
Không tính toàn bộ chi phí logistics: Doanh nghiệp thường chỉ hỏi “cước vận chuyển bao nhiêu?” mà quên các chi phí khác như phí đầu xuất, đầu nhập, thông quan, lưu kho, lưu bãi hoặc vận chuyển nội địa.
5. Tự nhập hay thuê đơn vị Logistics?
Nếu doanh nghiệp đã có đội ngũ xuất nhập khẩu, hiểu quy trình và có kinh nghiệm xử lý hồ sơ chuyên ngành, việc tự nhập có thể giúp chủ động hơn trong từng khâu.
Tuy nhiên, với doanh nghiệp mới bắt đầu, số lượng mặt hàng nhiều hoặc chưa có kinh nghiệm về công bố mỹ phẩm, HS Code, chứng từ và thủ tục hải quan, việc phối hợp với đơn vị logistics có kinh nghiệm có thể giúp giảm thời gian tìm hiểu và hạn chế sai sót.
Quan trọng nhất là phải xác định rõ phạm vi hỗ trợ: đơn vị logistics chỉ vận chuyển hay có thể hỗ trợ cả hồ sơ, hải quan và xử lý các vấn đề phát sinh.
Có thể tham khảo: Doanh Nghiệp Nên Nhập Hàng Theo Tháng Hay Gom Đơn?
6. Có nên nhập thử số lượng nhỏ trước?
Nếu doanh nghiệp lần đầu nhập một sản phẩm chăm sóc tóc, việc kiểm tra kỹ hồ sơ và thực hiện phương án nhập phù hợp trước khi mở rộng số lượng có thể giúp hạn chế rủi ro.
Đặc biệt, trước khi ký đơn hàng lớn nên xác nhận rõ với nhà cung cấp về khả năng cung cấp hồ sơ, quy cách đóng gói, nhãn hàng hóa, thời gian sản xuất và điều kiện giao hàng.
Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hàng đã sản xuất nhưng hồ sơ chưa hoàn thiện, dẫn đến phát sinh chi phí hoặc chậm kế hoạch nhập khẩu.
7. Kết luận
Tự nhập sản phẩm chăm sóc tóc không chỉ đơn giản là tìm nhà cung cấp, đặt hàng và thuê vận chuyển. Doanh nghiệp cần chuẩn bị từ xác định đúng sản phẩm, hồ sơ công bố, PIF, nhãn hàng hóa, mã HS đến chứng từ và phương án logistics trước khi hàng được đưa về Việt Nam. Càng chuẩn bị kỹ từ đầu, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát thời gian thông quan, chi phí nhập khẩu và khả năng đưa sản phẩm ra thị trường.
8. Câu hỏi thường gặp
Nhập dầu gội từ nước ngoài về Việt Nam có cần công bố không?
Nếu sản phẩm thuộc phạm vi mỹ phẩm và được nhập khẩu để lưu thông tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện công bố theo quy định trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.
Có thể nhập hàng trước rồi mới làm công bố mỹ phẩm không?
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu để lưu thông, doanh nghiệp cần chú ý yêu cầu về số tiếp nhận Phiếu công bố còn hiệu lực khi thực hiện thủ tục nhập khẩu. Không nên đặt hàng với số lượng lớn trước khi kiểm tra đầy đủ điều kiện hồ sơ.
Nhà cung cấp nước ngoài cần cung cấp những gì?
Tùy sản phẩm và hồ sơ cụ thể, doanh nghiệp có thể cần giấy ủy quyền, CFS, thông tin thành phần, thông tin nhà sản xuất và các tài liệu phục vụ công bố/PIF.
Tự nhập sản phẩm chăm sóc tóc có khó không?
Có thể tự thực hiện nếu doanh nghiệp nắm được quy định về sản phẩm, hồ sơ chuyên ngành, hải quan và logistics. Với người mới, việc kiểm tra chính sách và hồ sơ trước khi đặt hàng là bước đặc biệt quan trọng.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết về cần chuẩn bị gì khi muốn tự nhập các sản phẩm chăm sóc tóc. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình nhập khẩu và những vấn đề cần kiểm tra trước khi đưa sản phẩm về Việt Nam.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn trong việc xác định chính sách mặt hàng, chuẩn bị hồ sơ công bố, kiểm tra mã HS hay tính toán chi phí nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc, bạn có thể liên hệ để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
MDCT Logistics
☎️ Hotline: 0865 763 169
💬 Fanpage: https://www.facebook.com/MDCT.vn/
🌐 Website: https://mdctlogistics.com.vn/https://mdctlogistics.com.vn/
📍 Địa chỉ: Tòa AC Building, số 3 ngõ 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
