Chi phí logistics tăng nhưng doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo hàng về đúng thời gian là bài toán không dễ. Cắt giảm sai khoản có thể khiến thời gian giao hàng kéo dài, phát sinh lưu kho, lưu bãi hoặc thậm chí gián đoạn nguồn cung. Vậy làm thế nào để tối ưu chi phí logistics mà vẫn đảm bảo tiến độ?
1. Chi Phí Logistics Bao Gồm Những Gì?
Chi phí logistics không chỉ là cước vận chuyển. Đây là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình đưa hàng từ nhà cung cấp đến kho hoặc địa điểm nhận hàng.
Tùy từng lô hàng, chi phí logistics có thể bao gồm vận chuyển quốc tế, vận chuyển nội địa, phí kho bãi, bốc xếp, thủ tục hải quan, bảo hiểm, lưu container, lưu bãi và các khoản phụ phí liên quan.
Vì vậy, muốn giảm chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần nhìn vào tổng chi phí của toàn bộ chuỗi, thay vì chỉ tìm cách giảm giá cước vận chuyển.
2. Vì Sao Cắt Giảm Chi Phí Logistics Có Thể Làm Chậm Tiến Độ?
Một phương án có mức giá thấp chưa chắc là phương án tối ưu.
Ví dụ, doanh nghiệp lựa chọn tuyến vận chuyển rẻ hơn nhưng thời gian dài hơn. Nếu hàng về chậm, doanh nghiệp có thể phải mua bổ sung, trì hoãn sản xuất hoặc mất cơ hội bán hàng.
Tương tự, việc gom hàng để giảm cước có thể tiết kiệm chi phí vận chuyển nhưng nếu phải chờ quá lâu mới đủ hàng, chi phí cơ hội và chi phí tồn kho có thể lớn hơn khoản tiền tiết kiệm được.
Do đó, mục tiêu không phải là “giảm chi phí bằng mọi giá”, mà là tìm ra phương án có chi phí hợp lý và thời gian đáp ứng phù hợp.
Có thể tham khảo: Quy Trình Khai Báo Hải Quan Hàng Hóa Nhập Khẩu
3. Những Cách Giảm Chi Phí Logistics Mà Vẫn Đảm Bảo Tiến Độ
3.1. Lựa Chọn Đúng Phương Thức Vận Chuyển
Đường biển, đường bộ và đường hàng không có mức chi phí và thời gian vận chuyển khác nhau.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải sử dụng một phương thức cho tất cả các lô hàng. Có thể lựa chọn dựa trên giá trị hàng hóa, khối lượng, thời gian cần hàng và mức độ cấp thiết.
Với hàng không quá gấp và có sản lượng lớn, đường biển có thể là lựa chọn phù hợp để kiểm soát chi phí. Ngược lại, những lô hàng cần bổ sung nhanh có thể ưu tiên phương thức có thời gian vận chuyển ngắn hơn.
Tối ưu không có nghĩa là chọn phương thức rẻ nhất, mà là chọn phương thức phù hợp nhất với thời gian doanh nghiệp cần hàng.
3.2. Chủ Động Lập Kế Hoạch Nhập Hàng
Một trong những nguyên nhân khiến chi phí logistics tăng là doanh nghiệp thường xuyên phải xử lý các lô hàng gấp.
Khi kế hoạch nhập hàng được xây dựng sớm, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn về tuyến vận chuyển, lịch tàu, lịch xe và phương án gom hàng.
Thay vì đến sát thời điểm cần hàng mới đặt vận chuyển, doanh nghiệp nên dự báo nhu cầu và xác định thời điểm hàng cần có mặt tại kho ngay từ đầu.
3.3. Gom Hàng Khi Điều Kiện Cho Phép
Gom hàng có thể giúp doanh nghiệp giảm số lần vận chuyển và phân bổ chi phí trên lượng hàng lớn hơn.
Tuy nhiên, không nên gom hàng một cách máy móc. Nếu phải chờ quá lâu để đủ số lượng, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng thiếu hàng hoặc tăng chi phí lưu kho.
Chỉ nên gom hàng khi thời gian chờ gom không ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.
3.4. Tối Ưu Đóng Gói Và Thể Tích Hàng Hóa
Đối với nhiều loại hàng, đặc biệt là hàng cồng kềnh, thể tích có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí vận chuyển.
Việc thiết kế bao bì hợp lý, giảm khoảng trống không cần thiết và sắp xếp hàng khoa học có thể giúp doanh nghiệp tận dụng tốt hơn không gian vận chuyển.
Đây là khoản tối ưu thường bị bỏ qua vì doanh nghiệp chỉ tập trung thương lượng giá cước.
3.5. Chuẩn Bị Chứng Từ Hải Quan Từ Sớm
Chậm chứng từ có thể khiến hàng bị kéo dài thời gian xử lý, từ đó phát sinh thêm các khoản chi phí liên quan.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị và kiểm tra trước các chứng từ cần thiết như Commercial Invoice, Packing List, vận đơn và các giấy tờ liên quan đến chính sách quản lý hàng hóa.
Đồng thời, cần kiểm tra HS Code, thuế và chính sách nhập khẩu trước khi hàng về để hạn chế việc phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ.
Tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ cũng chính là một cách giảm chi phí logistics.
3.6. Kiểm Soát Phí Lưu Kho, Lưu Bãi Và Lưu Container
Một lô hàng có cước vận chuyển thấp nhưng phát sinh nhiều ngày lưu container hoặc lưu bãi vẫn có thể khiến tổng chi phí tăng cao.
Doanh nghiệp cần theo dõi sát thời gian hàng đến, thời hạn lấy hàng và tiến độ thông quan để chủ động kế hoạch nhận hàng.
Đặc biệt, với những lô hàng có nguy cơ kiểm hóa hoặc cần xử lý chứng từ phức tạp, nên dự trù thời gian ngay từ đầu.
3.7. Đánh Giá Đơn Vị Logistics Theo Tổng Chi Phí
Giá cước thấp chưa chắc đồng nghĩa với chi phí logistics thấp.
Khi lựa chọn đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp nên xem xét tổng thể cước vận chuyển, phụ phí, thời gian giao hàng, khả năng xử lý chứng từ, năng lực xử lý phát sinh và mức độ ổn định của tuyến vận chuyển.
Một đơn vị có mức giá cao hơn một chút nhưng kiểm soát tốt tiến độ và hạn chế phát sinh đôi khi lại giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều hơn trong dài hạn.
4. Có Nên Chọn Phương Án Logistics Rẻ Nhất?
Không nên chỉ dựa vào giá.
Một phương án logistics cần được đánh giá trên cả hai yếu tố chi phí và thời gian. Nếu tiết kiệm được một khoản cước nhưng hàng về chậm khiến doanh nghiệp mất đơn hàng hoặc gián đoạn sản xuất, khoản tiết kiệm ban đầu có thể không còn ý nghĩa.
Doanh nghiệp nên xác định trước mức thời gian giao hàng có thể chấp nhận, sau đó lựa chọn phương án có chi phí tối ưu trong khoảng thời gian đó.
5. Những Khoản Chi Phí Logistics Doanh Nghiệp Dễ Bỏ Quên
Ngoài cước vận chuyển, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến các khoản chi phí có thể phát sinh trong quá trình vận hành:
- Phí lưu container, lưu bãi, lưu kho.
- Phí bốc xếp và xử lý hàng hóa.
- Phụ phí vận chuyển.
- Chi phí phát sinh do chậm chứng từ.
- Chi phí vận chuyển nội địa.
- Chi phí do hàng hóa phải vận chuyển gấp.
- Chi phí phát sinh khi thay đổi lịch trình hoặc phương án vận chuyển.
Một phương án logistics chỉ thực sự tối ưu khi tổng chi phí cuối cùng được kiểm soát.
Có thể tham khảo: Chi Phí Logistics Ẩn Doanh Nghiệp Thường Bỏ Qua
6. MDCT Logistics Hỗ Trợ Doanh Nghiệp Tối Ưu Chi Phí Và Tiến Độ
Tối ưu chi phí logistics không đơn thuần là tìm một mức cước thấp hơn. Doanh nghiệp cần một phương án phù hợp từ vận chuyển, chứng từ, hải quan đến giao hàng về kho.
MDCT Logistics hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng phương án vận chuyển phù hợp, xử lý thủ tục hải quan và phối hợp các khâu logistics, giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí, thời gian và tiến độ nhận hàng.
7. Kết Luận
Giảm chi phí logistics mà không ảnh hưởng tiến độ hoàn toàn có thể thực hiện nếu doanh nghiệp tối ưu đúng điểm. Thay vì cắt giảm trực tiếp những khoản ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển, doanh nghiệp nên tập trung vào việc lập kế hoạch sớm, lựa chọn phương thức phù hợp, tối ưu đóng gói, chuẩn bị chứng từ và kiểm soát các chi phí phát sinh.
Quan trọng nhất, hãy đánh giá tổng chi phí logistics trên toàn bộ hành trình, thay vì chỉ nhìn vào giá cước của một khâu.
8. Câu Hỏi Thường Gặp
Làm sao giảm chi phí logistics mà không ảnh hưởng tiến độ?
Doanh nghiệp nên tối ưu phương thức vận chuyển, lập kế hoạch nhập hàng sớm, kiểm soát chứng từ, hạn chế phí lưu kho/lưu bãi và đánh giá tổng chi phí của toàn bộ chuỗi.
Có nên chọn đơn vị logistics có giá rẻ nhất không?
Không nên. Ngoài giá cước, cần đánh giá thời gian vận chuyển, phụ phí, khả năng xử lý phát sinh và mức độ ổn định của dịch vụ.
Gom hàng có giúp giảm chi phí logistics không?
Có thể, nhưng chỉ hiệu quả khi thời gian chờ gom không ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng và doanh nghiệp không phát sinh chi phí tồn kho quá lớn.
Chứng từ hải quan ảnh hưởng thế nào đến chi phí logistics?
Chứng từ thiếu hoặc sai có thể làm kéo dài thời gian xử lý và phát sinh các khoản chi phí như lưu container, lưu bãi hoặc chi phí xử lý bổ sung.
Cảm ơn Quý khách hàng và Quý độc giả đã dành thời gian theo dõi bài viết. Hy vọng những thông tin trên giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn để tối ưu chi phí logistics mà vẫn đảm bảo tiến độ nhập hàng.
Nếu Quý doanh nghiệp đang tìm kiếm phương án vận chuyển phù hợp, cần tối ưu chi phí logistics hoặc hỗ trợ thủ tục xuất nhập khẩu, hãy liên hệ MDCT Logistics để được tư vấn và hỗ trợ giải pháp phù hợp.
MDCT Logistics
☎️ Hotline: 0865 763 169
💬 Fanpage: https://www.facebook.com/MDCT.vn/
🌐 Website: https://mdctlogistics.com.vn/
📍 Địa chỉ: Tòa AC Building, số 3 ngõ 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
