Ủy thác nhập khẩu là một khâu rất quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu nếu như chủ hàng muốn nhập hàng về Việt Nam. Vậy ủy thác nhập khẩu là gì? Lợi ích, quy trình và những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy thác nhập khẩu là gì? Để giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về ủy thác xuất nhập khẩu, MDCT Logistics sẽ cung cấp những thông tin cơ bản nhất về dịch vụ này trong bài viết dưới đây.
Ủy thác nhập khẩu là gì?
Ủy thác nhập khẩu là một hình thức dịch vụ, trong đó một doanh nghiệp hoặc cá nhân (bên ủy thác) thuê một đơn vị chuyên nghiệp (bên nhận ủy thác) để thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng hóa thay cho mình. Bên nhận ủy thác sẽ đứng tên trên tờ khai hải quan và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hàng hóa nhập khẩu.
Ủy thác nhập khẩu là hình thức nhập khẩu hàng hóa thông qua một bên trung gian (công ty dịch vụ nhập khẩu) thay vì tự mình thực hiện. Theo đó, bên ủy thác (cá nhân hoặc doanh nghiệp) giao quyền nhập khẩu cho một bên nhận ủy thác, bên này sẽ thay mặt thực hiện tất cả các thủ tục liên quan như đặt hàng, vận chuyển, làm thủ tục hải quan, đóng thuế và giao hàng.
Sự khác biệt giữa ủy thác nhập khẩu và tự nhập khẩu:
- Ủy thác nhập khẩu: Không cần có kinh nghiệm, chỉ cần tìm đơn vị nhận ủy thác uy tín và thanh toán các chi phí liên quan.
- Tự nhập khẩu: Doanh nghiệp tự liên hệ với nhà cung cấp, làm thủ tục hải quan, vận chuyển và xử lý tất cả các vấn đề pháp lý liên quan.
Lợi ích của ủy thác nhập khẩu
Ủy thác nhập khẩu mang lại nhiều lợi ích đáng kể, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ, cá nhân hoặc những đơn vị chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu. Dưới đây là những lợi ích quan trọng của hình thức này:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Nhập khẩu hàng hóa đòi hỏi nhiều thủ tục phức tạp như đặt hàng, thanh toán quốc tế, vận chuyển, khai báo hải quan, nộp thuế, kiểm tra chất lượng… Nếu không có kinh nghiệm, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian tìm hiểu và thực hiện. Khi sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu, bên nhận ủy thác sẽ thay mặt bạn xử lý tất cả các công việc này, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
- Giảm rủi ro pháp lý và tuân thủ quy định: Hệ thống pháp luật về nhập khẩu ở Việt Nam và các quốc gia khác có nhiều quy định khắt khe. Nếu không am hiểu, doanh nghiệp dễ mắc sai sót, dẫn đến hàng bị giữ tại cảng hoặc chịu các khoản phạt không đáng có. Các công ty nhận ủy thác nhập khẩu thường có kinh nghiệm và hiểu rõ quy trình pháp lý, giúp đảm bảo việc nhập khẩu diễn ra đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.
- Hạn chế rủi ro liên quan đến chất lượng hàng hóa: Khi tự nhập khẩu, doanh nghiệp phải tự liên hệ với nhà cung cấp nước ngoài, trong khi rào cản ngôn ngữ, khoảng cách địa lý và khác biệt về quy trình kiểm định có thể khiến bạn không kiểm soát được chất lượng hàng hóa. Các đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu thường có kinh nghiệm làm việc với nhiều đối tác, có khả năng thẩm định nhà cung cấp, giúp bạn giảm nguy cơ gặp phải hàng kém chất lượng.
- Tận dụng mối quan hệ và kinh nghiệm của bên nhận ủy thác: Những công ty chuyên cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu có quan hệ tốt với nhiều nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, hải quan và các cơ quan quản lý khác. Nhờ đó, họ có thể đàm phán mức giá tốt hơn, xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh và giúp hàng hóa thông quan thuận lợi.
- Giảm chi phí và tối ưu tài chính: Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng tự nhập khẩu sẽ giúp tiết kiệm chi phí, nhưng thực tế không phải lúc nào cũng vậy. Nếu không có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với chi phí phát sinh như phí lưu kho, phí vận chuyển cao, chi phí xử lý giấy tờ hoặc thậm chí là mất hàng nếu không hoàn thành đúng thủ tục. Khi sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu, bạn sẽ có một bức tranh tài chính rõ ràng hơn và hạn chế được các chi phí không mong muốn.
- Hỗ trợ đàm phán và thanh toán quốc tế: Thanh toán quốc tế có thể là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là khi làm việc với các đối tác nước ngoài. Một số phương thức thanh toán như T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit) đòi hỏi hiểu biết chuyên sâu để tránh rủi ro mất tiền hoặc bị lừa đảo. Các công ty nhận ủy thác nhập khẩu thường có kinh nghiệm và hệ thống thanh toán an toàn, giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng và an toàn hơn.
- Đảm bảo hàng hóa thông quan thuận lợi: Thủ tục hải quan là một trong những khâu phức tạp nhất khi nhập khẩu hàng hóa. Nếu không có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể gặp nhiều trở ngại như chậm thông quan, bị yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc thậm chí bị giữ hàng. Các đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu có kinh nghiệm làm việc với hải quan, hiểu rõ các quy trình và yêu cầu pháp lý, giúp hàng hóa của bạn được thông quan một cách nhanh chóng và suôn sẻ.
- Phù hợp với doanh nghiệp chưa có giấy phép nhập khẩu: Một số mặt hàng nhập khẩu tại Việt Nam yêu cầu doanh nghiệp phải có giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép nhập khẩu chuyên ngành. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có các giấy phép này nhưng vẫn muốn nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ ủy thác nhập khẩu là một giải pháp lý tưởng giúp bạn tiếp cận nguồn hàng mà không cần phải tự làm giấy phép.
Ủy thác nhập khẩu là một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa dễ dàng hơn mà không cần tốn quá nhiều công sức và chi phí. Với những lợi ích như tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro pháp lý, tối ưu chi phí và hỗ trợ thông quan nhanh chóng, dịch vụ này ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Tìm hiểu về: Hợp đồng xuất nhập khẩu là gì? Những lưu ý khi làm hợp đồng
Vì sao cần ủy thác nhập khẩu?
Theo khoản 1 Điều 5 Luật Quản lý ngoại thương 2017, hầu hết các thương nhân Việt Nam đều có quyền trực tiếp thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa mà không bị ràng buộc bởi ngành nghề đăng ký kinh doanh, ngoại trừ một số trường hợp đặc thù. Vậy tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn ưu tiên sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu thay vì tự thực hiện?
Những đối tượng phổ biến có nhu cầu sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu:
- Doanh nghiệp có đủ tư cách xuất nhập khẩu: Muốn nhập khẩu hàng hóa nằm ngoài danh mục được phép. Chưa tin tưởng vào năng lực của nhà cung cấp nước ngoài. Thiếu kinh nghiệm giải quyết các vấn đề pháp lý và rủi ro phát sinh.
- Doanh nghiệp chưa có tư cách xuất nhập khẩu: Chưa đáp ứng các điều kiện để được cấp giấy phép xuất nhập khẩu. Chưa được cấp mã số thuế xuất nhập khẩu.
- Cá nhân không có tư cách pháp nhân: Không có quyền ký hợp đồng trực tiếp với đối tác nước ngoài để xuất nhập khẩu.
Có thể thấy, dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu tạo điều kiện cho hầu hết các cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa, dù họ đã đáp ứng đầy đủ điều kiện hay chưa. Đặc biệt, trong bối cảnh ngày càng nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp, đơn vị kinh doanh thương mại điện tử và hộ kinh doanh cá thể muốn tiếp cận nguồn hàng quốc tế, ủy thác nhập khẩu trở thành giải pháp thiết yếu, giúp họ vượt qua các rào cản về pháp lý, tài chính và kinh nghiệm.
Những rủi ro khi thực hiện ủy thác nhập khẩu
Ủy thác nhập khẩu là một giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp muốn nhập khẩu hàng hóa mà không có đủ nguồn lực hoặc kinh nghiệm. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, ủy thác nhập khẩu cũng tiềm ẩn một số rủi ro nhất định. Dưới đây là một số rủi ro thường gặp và cách phòng tránh:
- Rủi ro về pháp lý: Công ty nhận ủy thác có thể không tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về nhập khẩu, dẫn đến việc hàng hóa bị tạm giữ hoặc xử phạt hành chính. Nếu hợp đồng ủy thác không chặt chẽ, có thể xảy ra tranh chấp về trách nhiệm giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác.
- Rủi ro về chi phí: Bên nhận ủy thác có thể thu phí cao hơn so với thỏa thuận ban đầu hoặc phát sinh các chi phí không rõ ràng. Nếu hàng hóa bị chậm trễ thông quan hoặc phát sinh vấn đề pháp lý, có thể dẫn đến chi phí lưu kho và xử lý tăng cao.
- Rủi ro về chất lượng hàng hóa: Bên nhận ủy thác không kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa trước khi nhập về, dẫn đến việc hàng kém chất lượng hoặc không đúng với đơn đặt hàng. Nếu không có thỏa thuận rõ ràng về trách nhiệm kiểm định chất lượng, bên ủy thác có thể chịu thiệt hại nếu hàng hóa có vấn đề.
- Rủi ro về tiến độ giao hàng: Bên nhận ủy thác có thể chậm trễ trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của bên ủy thác. Nếu không kiểm soát tốt lịch trình vận chuyển, hàng hóa có thể bị chậm trễ do các yếu tố như thiếu giấy tờ, tắc biên, hoặc sự cố hải quan.
- Rủi ro gian lận: Một số công ty nhận ủy thác có thể gian lận trong quá trình khai báo hải quan, làm giả chứng từ để trốn thuế, gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp ủy thác nếu bị cơ quan chức năng kiểm tra. Bên nhận ủy thác có thể cố tình khai sai giá trị hàng hóa để trục lợi, dẫn đến thiệt hại tài chính cho bên ủy thác.
- Rủi ro mất kiểm soát nguồn hàng: Do hàng hóa được nhập khẩu thông qua bên thứ ba, bên ủy thác có thể không có thông tin đầy đủ về nhà cung cấp, xuất xứ hàng hóa hoặc quy trình sản xuất. Nếu không có cơ chế kiểm soát minh bạch, bên nhận ủy thác có thể thay đổi nhà cung cấp hoặc nhập hàng không đạt tiêu chuẩn.
Xem thêm thông tin về: Tờ khai hải quan là gì và những điều cần biết
Các lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy thác nhập khẩu
Khi thực hiện ủy thác nhập khẩu, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần xem xét để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ:
- Chọn đối tác uy tín: Trước khi quyết định hợp tác, hãy kiểm tra thông tin về công ty nhận ủy thác, bao gồm giấy phép kinh doanh, kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu và các đánh giá từ khách hàng trước đó. Công ty nhận ủy thác có kinh nghiệm trong việc xử lý các loại hàng hóa bạn muốn nhập khẩu sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo quá trình nhập khẩu được thực hiện đúng quy trình.
- Ký hợp đồng rõ ràng: Hợp đồng ủy thác cần nêu rõ các điều khoản như chi phí dịch vụ, thời gian giao hàng, trách nhiệm của các bên trong việc xử lý hàng hóa, cũng như các trường hợp phát sinh. Đảm bảo hợp đồng có các điều khoản bảo vệ quyền lợi của bạn trong trường hợp xảy ra tranh chấp, lỗi từ bên nhận ủy thác hoặc các vấn đề về chất lượng hàng hóa.
- Kiểm tra giấy tờ và thủ tục hải quan: Các chứng từ cần thiết như hóa đơn thương mại, phiếu xuất kho, chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, và các giấy tờ liên quan đến hải quan cần phải được chuẩn bị đầy đủ. Theo dõi sát sao quá trình thông quan của hàng hóa để đảm bảo không có sự cố phát sinh tại cảng hoặc hải quan.
- Giám sát chất lượng hàng hóa: Yêu cầu bên nhận ủy thác kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi tiến hành nhập khẩu. Bạn cũng có thể yêu cầu các chứng nhận chất lượng của sản phẩm. Nếu có thể, hãy kiểm tra hàng hóa trực tiếp hoặc yêu cầu bên nhận ủy thác cung cấp hình ảnh chi tiết của hàng hóa trước khi giao.
Kết luận
Ủy thác nhập khẩu là một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp và cá nhân nhập khẩu hàng hóa dễ dàng hơn mà không cần phải lo lắng về các thủ tục pháp lý, thanh toán quốc tế hay vận chuyển. Dịch vụ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giúp tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro khi nhập khẩu. Nếu bạn đang có nhu cầu nhập hàng từ nước ngoài nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm, việc hợp tác với một đơn vị nhận ủy thác uy tín sẽ là một lựa chọn thông minh.
