Trong hoạt động nhập khẩu, việc nhập hàng theo nhu cầu phát sinh từng đơn có thể khiến doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí, tồn kho và tiến độ cung ứng. Đặc biệt với những doanh nghiệp nhập hàng từ Trung Quốc, thời gian sản xuất, vận chuyển và thông quan đều cần được tính trước. Thay vì chờ gần hết hàng mới đặt, lập kế hoạch nhập hàng theo quý giúp doanh nghiệp nhìn trước nhu cầu trong 3 tháng và chủ động hơn trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
1. Kế hoạch nhập hàng theo quý là gì?
Kế hoạch nhập hàng theo quý là việc doanh nghiệp dự kiến nhu cầu hàng hóa, thời điểm đặt hàng, sản lượng nhập khẩu và ngân sách trong từng giai đoạn 3 tháng.
Thay vì lập kế hoạch theo từng đơn hàng riêng lẻ, doanh nghiệp có thể tổng hợp nhu cầu của cả quý để làm việc với nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển và bộ phận kho bãi một cách chủ động hơn.
Điều quan trọng không phải là dự đoán chính xác tuyệt đối số lượng hàng sẽ bán, mà là có một kế hoạch đủ sớm để doanh nghiệp chủ động điều chỉnh khi nhu cầu thay đổi.
2. Vì sao doanh nghiệp nên lập kế hoạch nhập hàng theo quý?
2.1. Chủ động nguồn hàng, hạn chế tình trạng thiếu hàng
Một trong những rủi ro phổ biến khi nhập khẩu là hàng về không kịp nhu cầu kinh doanh.
Nếu chỉ đặt hàng khi tồn kho xuống thấp, doanh nghiệp còn phải tính thời gian nhà máy sản xuất, vận chuyển quốc tế, thông quan và giao hàng nội địa. Chỉ cần một khâu chậm hơn dự kiến cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch bán hàng.
Kế hoạch theo quý giúp doanh nghiệp xác định trước thời điểm cần nhập hàng và có khoảng thời gian dự phòng phù hợp.
2.2. Dễ tối ưu chi phí logistics
Khi biết trước nhu cầu trong một quý, doanh nghiệp có thể chủ động tính toán sản lượng, phương thức vận chuyển và lịch nhập hàng thay vì xử lý từng shipment riêng lẻ.
Ví dụ, thay vì liên tục nhập những lô hàng nhỏ, doanh nghiệp có thể cân nhắc gom nhu cầu để tối ưu phương án vận chuyển phù hợp với đặc điểm hàng hóa.
Chi phí logistics vì vậy không còn được nhìn đơn giản là “cước vận chuyển một lô hàng”, mà được tính trên tổng chi phí của cả kế hoạch nhập hàng.
2.3. Có cơ sở làm việc tốt hơn với nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp dự kiến được sản lượng cần nhập trong quý, việc trao đổi với nhà máy cũng rõ ràng hơn.
Doanh nghiệp có thể chủ động trao đổi về:
- Sản lượng dự kiến và lịch đặt hàng.
- Thời gian sản xuất.
- MOQ và khả năng đáp ứng của nhà máy.
- Tiến độ giao hàng.
- Điều kiện thanh toán.
- Khả năng giữ giá hoặc chính sách theo sản lượng.
Đặc biệt với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, việc có kế hoạch trước giúp giảm tình trạng đặt hàng gấp và bị động theo lịch của nhà máy.
2.4. Kiểm soát tồn kho tốt hơn
Nhập quá ít có thể dẫn đến thiếu hàng, nhưng nhập quá nhiều lại khiến vốn bị tồn đọng trong kho.
Kế hoạch theo quý giúp doanh nghiệp cân đối giữa nhu cầu dự kiến, lượng tồn kho hiện tại và thời gian bổ sung hàng.
Thay vì đặt hàng theo cảm tính, doanh nghiệp có thể xác định rõ khi nào cần nhập, nhập bao nhiêu và lượng tồn kho an toàn nên duy trì ở mức nào.
2.5. Chủ động ngân sách và dòng tiền
Nhập khẩu thường liên quan đến nhiều khoản chi phí: tiền hàng, vận chuyển quốc tế, phí tại cảng, thuế, chi phí thông quan và vận chuyển nội địa.
Nếu không dự trù từ trước, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng đến thời điểm nhập hàng mới phát sinh nhu cầu vốn.
Lập kế hoạch theo quý giúp doanh nghiệp dự kiến dòng tiền cho từng đợt nhập, từ đó hạn chế áp lực tài chính và dễ kiểm soát giá vốn hơn.
Có thể tham khảo: Những Khoản Phụ Phí Doanh Nghiệp Cần Dự Trù Khi Nhập Khẩu
3. Lập kế hoạch nhập hàng theo quý cần dựa trên những yếu tố nào?
Một kế hoạch hiệu quả không nên chỉ có con số “dự kiến nhập bao nhiêu”. Doanh nghiệp cần xem xét đồng thời nhu cầu kinh doanh và khả năng vận hành thực tế.
- Nhu cầu hàng hóa: dựa trên doanh số, đơn hàng, mùa vụ và tốc độ tiêu thụ của từng nhóm sản phẩm.
- Tồn kho: kiểm tra lượng hàng hiện có, tốc độ xuất kho và mức tồn kho tối thiểu.
- Lead time: tính thời gian từ lúc đặt hàng đến khi hàng thực sự về kho, bao gồm sản xuất, vận chuyển và thông quan.
- Chi phí logistics: dự kiến cước vận chuyển, phụ phí, thuế và các chi phí liên quan đến từng phương án nhập hàng.
- Năng lực nhà cung cấp: đánh giá khả năng sản xuất, MOQ, tiến độ và mức độ ổn định của nhà máy.
- Dòng tiền: xác định ngân sách có thể sử dụng cho từng đợt nhập hàng trong quý.
4. Doanh nghiệp nên chia kế hoạch nhập hàng như thế nào?
Thay vì đặt một lần cho cả quý, doanh nghiệp có thể chia kế hoạch thành từng đợt dựa trên tốc độ tiêu thụ và thời gian cung ứng.
Ví dụ, với một sản phẩm có nhu cầu tương đối ổn định, doanh nghiệp có thể dự kiến nhu cầu cả quý trước, sau đó chia thành các đợt nhập phù hợp.
Cách này giúp doanh nghiệp vừa chủ động nguồn hàng, vừa hạn chế việc đưa quá nhiều vốn vào tồn kho cùng một thời điểm.
Với những mặt hàng có tính mùa vụ hoặc thời gian sản xuất dài, kế hoạch cần được xây dựng sớm hơn để tránh tình trạng nhu cầu tăng nhưng hàng chưa kịp về.
Có thể tham khảo: Quy Trình Khai Báo Hải Quan Hàng Hóa Nhập Khẩu Từ A–Z
5. Những sai lầm khi lập kế hoạch nhập hàng theo quý
5.1. Chỉ dựa vào doanh số cũ
Nhu cầu của quý tiếp theo có thể thay đổi. Nếu chỉ lấy số liệu quý trước để dự đoán mà không xét đến mùa vụ, đơn hàng mới hoặc xu hướng thị trường, kế hoạch rất dễ lệch thực tế.
5.2. Chỉ quan tâm đến giá hàng
Giá nhà máy thấp chưa chắc đồng nghĩa với tổng chi phí nhập khẩu thấp. Doanh nghiệp cần tính cả logistics, thuế, phụ phí, tồn kho và các chi phí liên quan để xác định giá vốn thực tế.
5.3. Không có phương án dự phòng
Lịch sản xuất, vận chuyển và thông quan đều có thể thay đổi. Vì vậy, kế hoạch nhập hàng nên có khoảng thời gian và lượng hàng dự phòng phù hợp thay vì xây dựng theo một lịch trình quá cứng nhắc.
6. Có nên lập kế hoạch nhập hàng theo quý khi nhập hàng từ Trung Quốc?
Có, đặc biệt với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên hoặc có sản lượng tương đối ổn định.
Việc lập kế hoạch trước giúp doanh nghiệp có thêm thời gian lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán, lên phương án vận chuyển và chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu.
Đồng thời, khi có kế hoạch theo quý, doanh nghiệp có thể trao đổi với đơn vị Logistics sớm hơn để so sánh tuyến vận chuyển, lịch tàu/chuyến, phương án gom hàng hoặc container và dự toán chi phí thay vì xử lý gấp từng lô.
Có thể tham khảo: Doanh Nghiệp Nên Nhập Hàng Theo Tháng Hay Gom Đơn?
7. Kết luận
Lập kế hoạch nhập hàng theo quý không chỉ giúp doanh nghiệp tránh thiếu hàng mà còn tạo cơ sở để kiểm soát tồn kho, dòng tiền và tổng chi phí logistics. Quan trọng hơn, doanh nghiệp sẽ chuyển từ trạng thái “có đơn mới nhập” sang chủ động xây dựng nguồn cung theo nhu cầu thực tế. Một kế hoạch tốt cần đủ linh hoạt để điều chỉnh theo thị trường, nhưng vẫn phải có những mốc rõ ràng về nhu cầu – tồn kho – thời gian nhập – chi phí – dòng tiền.
8. Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch nhập hàng theo quý phù hợp với doanh nghiệp nào?
Phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, có nhu cầu hàng hóa tương đối ổn định hoặc cần chủ động nguồn cung trong dài hạn.
Có nên nhập toàn bộ số lượng hàng của cả quý trong một lần?
Không nhất thiết. Doanh nghiệp nên căn cứ vào tốc độ tiêu thụ, thời gian sản xuất, khả năng lưu kho và dòng tiền để chia thành các đợt nhập phù hợp.
Lập kế hoạch nhập hàng có giúp giảm chi phí logistics không?
Có thể. Việc dự kiến nhu cầu sớm giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn phương án vận chuyển, lịch nhập và sản lượng phù hợp, từ đó có cơ hội tối ưu tổng chi phí logistics.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết về kế hoạch nhập hàng theo quý. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm góc nhìn để chủ động hơn trong hoạt động nhập khẩu.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn trong việc lên kế hoạch nhập hàng, tính toán chi phí logistics hoặc lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp, bạn có thể liên hệ MDCT để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
MDCT Logistics
☎️ Hotline: 0865 763 169
💬 Fanpage: https://www.facebook.com/MDCT.vn/
🌐 Website: https://mdctlogistics.com.vn/
📍 Địa chỉ: Tòa AC Building, số 3 ngõ 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
